Comment un agent IA gère une soumission de A à Z
Dans le paysagement et le déneigement, une soumission qui tarde est une soumission perdue, et un contrat oublié est un client perdu. Voici le parcours complet d'un client, de la demande au renouvellement, avec ce que fait Marco, ce que fait ton équipe et ce que l'agent ne fait jamais.
Pourquoi le suivi se joue en quelques jours
Le client compare plusieurs entrepreneurs. Si ta soumission tarde, il signe ailleurs. En déneigement, il faut en plus suivre les dates de début, de fin et de reconduction de chaque contrat, pour ne pas en perdre ou en subir un par oubli.
Marco est l'agent d'Orvel pour le paysagement et le déneigement. Il répond aux demandes de soumission (pelouse, aménagement, déneigement), qualifie l'adresse, la superficie et le service voulu, planifie la visite et renouvelle les contrats de saison avant l'arrivée de la neige. Il prépare et relance ; ton équipe décide et approuve.
De la demande à la visite d'estimation
Le dossier du client avance en sept étapes : Demande de soumission, Visite planifiée, Soumission envoyée, Contrat signé, Saison en cours, À renouveler, Client reconduit.
Dès la demande, Marco envoie un accusé de réception qui annonce un appel pour confirmer l'adresse et le service voulu, et fixer une visite pour mesurer le terrain. Une tâche d'appel est créée pour le lendemain. Il recueille les champs utiles à la soumission :
- Adresse du terrain, parfois différente de l'adresse de facturation.
- Superficie en pieds carrés ou nombre de places de stationnement.
- Type de client : résidentiel, copropriété, commercial ou institutionnel.
- Service principal : pelouse, aménagement, déneigement ou les deux.
- Pour le déneigement : mode de facturation, seuil de neige, heure limite et endroit de dépôt de la neige.
La soumission et ses relances
Une fois la visite faite, la soumission part par courriel. Le message précise les services inclus, la période couverte et les modalités, et invite le client à demander un ajustement. Marco n'invente aucun prix : il utilise ta grille, et l'estimation de superficie à partir de l'adresse doit être validée sur place.
Trois jours après l'envoi, une tâche demande : le client a-t-il eu le temps de regarder la soumission ? Un courriel de relance est prêt à partir. Si le silence dure dix jours, une dernière relance propose d'ajuster le service ou de repasser plus tard, avant de fermer la soumission.
Le contrat signé et la fiche de saison
Au moment de la signature, Marco envoie un courriel de bienvenue qui demande trois confirmations : les endroits où la neige peut être déposée, les haies, bordures ou objets à protéger, et l'heure à laquelle le client souhaite que l'entrée soit dégagée. Deux jours plus tard, une tâche te demande de valider le seuil de neige, l'heure limite, le dépôt et les aménagements, puis d'ajouter le terrain à la tournée.
Un contrat de déneigement précise la période, le seuil de neige, l'heure limite et les extras. Le dossier garde aussi la date de fin ou de renouvellement du contrat.
La saison en cours
Pendant la saison, la tournée se planifie par secteur et par ordre de priorité, les commerces et les copropriétés avant le résidentiel. Si un passage est en retard, Marco envoie un texto qui prévient le client, sans promettre d'heure que tu n'as pas confirmée.
Après 45 jours sans contact, une tâche d'appel de courtoisie demande au client si tout va bien. Les ajustements sont notés. Une plainte ou un bris est toujours transmis à ton équipe.
Le renouvellement avant le terrain réservé
Quand le contrat approche de sa fin, le dossier passe à « À renouveler ». Marco envoie l'offre de renouvellement et ta tâche est de vérifier les changements (superficie, services, accès) pour la prochaine saison. Si le client ne répond pas après 14 jours, une relance suggère d'appeler avant que le terrain soit réservé à un autre client.
Quand le client renouvelle, un courriel de remerciement confirme que le dossier est à jour. Marco n'annonce jamais un nouveau prix que tu n'as pas approuvé.
Ce que l'agent ne fait jamais
Voici les garde-fous qui encadrent Marco :
- Il ne s'engage jamais sur un prix hors de ta grille.
- Il ne promet pas d'heure de passage que tu n'as pas confirmée.
- Il passe le relais à ton équipe pour une plainte ou un bris.
- Il n'offre aucun avis juridique et ne promet aucune exonération de responsabilité.
- Il cesse les envois dès qu'un client se désabonne.
Un parcours en sept étapes, des relances planifiées et des limites claires évitent de perdre des soumissions et de subir des contrats par oubli. Ton équipe garde toujours le dernier mot.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Marco peut-il donner un prix au téléphone ?
Seulement selon ta grille. Il ne s'engage jamais sur un prix hors de ta grille, et l'estimation de superficie faite à partir de l'adresse doit être validée sur place.
Que se passe-t-il quand un client se plaint d'un dommage ?
Marco passe le relais à ton équipe. Le dossier peut contenir des photos avant et après et l'état du terrain, qui aident à documenter la situation.
Comment savoir quels contrats arrivent à échéance ?
Le dossier garde la date de fin ou de renouvellement. Un indicateur compte les contrats à renouveler dans les 60 prochains jours.
On en parle 15 minutes ?
Un expert Zenitech te rappelle sous 24 h pour voir ce qu'Orvel peut faire dans ta journée. Aucune obligation.