Agent IA pour garages : du rendez-vous au véhicule prêt
Dans un garage, les conseillers sont au comptoir pendant que le téléphone sonne. Ce guide suit une réparation de la première demande jusqu'au rappel d'entretien et montre ce que Rex, l'agent d'Orvel pour garages et mécanique automobile, prépare et relance, et ce qui reste toujours entre les mains de votre équipe.
Le problème : l'atelier déborde, le client oublie
Les pneus d'hiver doivent être posés entre le 1er décembre et le 15 mars : tout le monde appelle en même temps en novembre, et l'atelier déborde sans liste de rendez-vous ni rappels. Le reste de l'année, c'est l'inverse : les rappels d'entretien se basent sur le kilométrage et la date, le client oublie, et l'atelier perd des retours faute de relance.
Il faut aussi garder une trace de l'estimation, de la date et de l'autorisation du client, retrouver rapidement l'historique d'un véhicule et savoir qui a des pneus entreposés, à quel endroit. Un agent qui tient ces fiches libère les conseillers pour ce qui exige leur expertise.
Le parcours en huit étapes
Rex suit chaque dossier de véhicule dans un entonnoir où chaque étape déclenche une tâche ou un message préparé.
- Demande : premier contact pour comprendre la demande et proposer un rendez-vous.
- Rendez-vous pris : confirmation par texto, avec la marque, le modèle et l'année du véhicule.
- Véhicule reçu : le véhicule est à l'atelier, le conseiller prend le relais.
- Estimation envoyée : l'estimation écrite préparée par votre conseiller part au client.
- Estimation approuvée : l'accord du client est consigné avec la date et le mode.
- En réparation : tout ajout de travaux exige un nouvel accord.
- Prêt : le client est avisé, la garantie et les pièces à remettre sont rappelées.
- Rappel entretien : une invitation part selon la date ou le kilométrage prévu.
Les messages types
Un texto confirme le rendez-vous avec la date et l'heure et invite à répondre pour le déplacer. Le courriel d'estimation précise que l'estimation écrite détaille les travaux, les pièces et le coût total, que rien ne commence sans l'accord du client et qu'il peut demander les pièces remplacées au moment d'autoriser les travaux.
Si du travail supplémentaire pourrait s'ajouter, un texto annonce que le détail et le coût seront envoyés avant d'y toucher. Quand le véhicule est prêt, un texto avise le client qu'il peut passer durant les heures d'ouverture. Quelques jours plus tard, un courriel demande son avis. Rex rédige à partir de vos modèles, jamais de sa propre initiative sur la mécanique.
Les relances : quand et comment
Un jour après la prise de rendez-vous, on confirme et on demande le véhicule. Deux jours après l'envoi d'une estimation, on relance : le client a-t-il eu le temps de la regarder ? Aucun travail ne commence sans son accord. Sans réponse après sept jours, le dossier remonte pour que votre équipe rappelle ou le classe.
À l'étape prêt, le client est avisé tout de suite et un avis est demandé trois jours plus tard. Le rappel d'entretien se déclenche après 150 jours d'inactivité à l'étape rappel. Pour les pneus, un courriel de saison invite à réserver et la réservation suit la capacité de l'atelier. Les rappels commerciaux ne partent qu'aux clients consentants, avec la mention STOP ou un lien de désabonnement.
Ce que Rex ne fait jamais
Rex ne pose jamais de diagnostic mécanique. Il ne confirme aucun prix de réparation sans votre estimation. Il n'ajoute jamais de travaux : si un travail imprévu surgit, c'est votre conseiller qui obtient l'autorisation, et Rex inscrit l'approbation avec la conversation.
Il passe le relais pour une plainte ou un cas de sécurité. Quand un client rappelle pour un problème après une réparation, Rex ouvre la fiche et la transmet à votre conseiller, qui juge si la garantie s'applique. L'agent prépare et relance ; votre équipe décide et approuve.
Mesurer ce qui compte
Cinq indicateurs suffisent : les rendez-vous de la semaine, le taux d'approbation des estimations (estimations approuvées divisées par estimations envoyées, sur une période), les estimations en attente, les retours après rappel (clients ayant pris rendez-vous dans les 30 jours suivant un rappel) et le nombre de clients avec pneus entreposés.
Ces mesures décrivent le fonctionnement de l'atelier ; elles ne promettent aucun résultat et servent surtout à voir où les dossiers s'arrêtent.
Un parcours bien tenu évite les oublis, les malentendus sur le prix et les clients perdus faute de relance. Rex prépare et rappelle ; votre garage diagnostique, estime et décide.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Rex peut-il me dire ce qui ne va pas avec ma voiture ?
Non. Rex ne pose aucun diagnostic mécanique. Il prend le rendez-vous et transmet votre demande au conseiller, qui évalue le véhicule.
Rex peut-il donner un prix par téléphone ?
Il ne confirme aucun prix de réparation sans l'estimation de votre conseiller. Il envoie l'estimation écrite que votre équipe a préparée et recueille l'approbation du client.
Que se passe-t-il si le client se plaint ?
Rex passe le relais. Une plainte ou un cas de sécurité est transmis à un humain de votre équipe, avec la fiche du dossier.
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