Commande spéciale en boutique : le parcours d'un agent IA
Une commande spéciale, c'est un bouquet de mariage, un bijou gravé ou un panier-cadeau : beaucoup de détails, une date précise et souvent un acompte. Ce guide suit le parcours complet tel que Zoé, l'agent d'Orvel pour les boutiques et commerces de détail, le prépare, de la première demande jusqu'au client fidèle. Zoé prépare et relance; c'est vous qui décidez, qui fixez les prix et qui approuvez.
Pourquoi les commandes spéciales se perdent
Une commande sur mesure arrive par un message Facebook, un appel ou un papier laissé au comptoir. Sans fiche, on oublie la date, le budget ou la taille. Et quand les grandes fêtes arrivent (Saint-Valentin, fête des Mères, Noël), tout le monde commande en même temps : la boutique déborde, sans liste de commandes ni rappels envoyés d'avance.
Le parcours ci-dessous suit huit étapes : Demande, Devis ou commande spéciale, Acompte reçu, En préparation, Prête, Livrée ou ramassée, Avis demandé, Client fidèle. Chaque étape a sa tâche et son message type, pour que rien ne dépende de la mémoire d'un employé.
Étape 1 : la demande reçoit une réponse le jour même
Dès qu'une nouvelle fiche est créée, la règle « Répondre à la nouvelle demande » génère une tâche pour le lendemain au plus tard. Zoé envoie d'abord un accusé de réception par texto : « merci de votre demande, pouvez-vous nous dire l'occasion, la date voulue et votre budget approximatif ? ».
Les réponses alimentent la fiche du client. L'objectif est de ne rien oublier de ce qui compte pour la commande.
- Occasion et date de l'événement ou de la remise
- Budget approximatif
- Préférences : couleurs, matières, tailles, allergies
- Mode de remise : ramassage ou livraison
- Adresse de livraison et personne qui reçoit
Étape 2 : le devis, la relance et la date libérée
C'est vous qui préparez la proposition. Zoé l'envoie par courriel dans un message qui précise le détail, le prix total et la date de remise, ainsi que les conditions d'acompte, d'annulation et de remboursement, avant tout paiement. Elle ne fixe ni prix ni condition elle-même.
Trois jours plus tard, une tâche de relance se crée : le client a-t-il eu le temps de regarder la proposition, a-t-il des questions? Zoé envoie alors un texto courtois qui rappelle que la date est gardée jusqu'à sa réponse. Si la fiche reste inactive pendant sept jours à cette étape, un dernier suivi est demandé et, sans réponse, c'est vous qui êtes avisé de libérer la date. L'agent n'efface rien de lui-même.
Étapes 3 et 4 : acompte reçu, puis préparation
Quand l'acompte est inscrit, Zoé envoie un courriel de confirmation : la commande est confirmée, la date est réservée. La tâche associée demande de rappeler les conditions convenues et de noter tous les détails : matières, couleurs, taille, message. La fiche garde aussi la trace de ce qui est payé et de ce qui reste à payer.
À l'étape En préparation, deux jours après le passage à cette étape, une tâche prévoit de confirmer l'adresse, la plage de livraison ou l'heure du ramassage quelques jours avant la date. Le texto de rappel indique la remise prévue et invite le client à répondre pour confirmer l'adresse ou changer la plage.
Étapes 5 à 8 : prête, remise, avis, fidélité
Quand la commande est prête, le client en est avisé le jour même par texto, avec la possibilité de passer la chercher pendant vos heures d'ouverture ou d'attendre la confirmation de la livraison. Après la remise, un message de remerciement et de demande d'avis part trois jours plus tard. Le même message est envoyé à tous les clients, jamais seulement à ceux dont on pense qu'ils seront satisfaits.
Enfin, au stade Client fidèle, Zoé propose d'inscrire les dates importantes (anniversaires, fêtes), seulement avec l'accord du client. Si le consentement est valide, un rappel peut partir avant l'occasion de l'an dernier, ou avant une grande fête, avec un lien de désabonnement.
Ce que Zoé ne fait jamais
Les garde-fous sont simples et non négociables. Zoé ne garantit jamais qu'un article est en stock. Elle ne promet aucune date de livraison et ne confirme aucun prix sans votre accord. Elle passe le relais à une personne pour une plainte, un remboursement ou une demande délicate.
Elle n'écrit pas non plus de promotions à quelqu'un dont la fiche n'indique pas de consentement. L'humain décide; l'agent prépare, rappelle et garde la trace.
Un parcours clair en huit étapes évite les oublis, surtout à l'approche des grandes fêtes. Zoé tient la fiche et les relances; vous gardez les décisions et les prix.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Zoé peut-elle confirmer qu'un article est en stock ou une date de livraison?
Non. Elle ne garantit jamais qu'un article est en stock et ne promet aucune date de livraison. Elle annonce que la boutique confirmera le prix et la plage de livraison.
Que se passe-t-il si un client ne répond pas au devis?
Une relance courtoise part après trois jours. Après sept jours d'inactivité, un dernier suivi est demandé et, sans réponse, vous êtes avisé de libérer la date.
Quels renseignements la fiche d'un client contient-elle?
L'occasion, la date, le budget, les préférences, le mode de remise, l'adresse, l'acompte reçu, les dates à rappeler et le consentement aux messages promotionnels.
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