Pedido especial en tienda: el recorrido de un agente de IA
Un pedido especial puede ser un ramo de boda, una joya grabada o una canasta de regalo: muchos detalles, una fecha precisa y, a menudo, un anticipo. Esta guía sigue el recorrido completo tal como lo prepara Zoé, el agente de Orvel para tiendas y comercios minoristas, desde la primera solicitud hasta el cliente fiel. Zoé prepara y da seguimiento; usted decide, fija los precios y aprueba.
Por qué se pierden los pedidos especiales
Un pedido a la medida llega por un mensaje de Facebook, una llamada o un papel dejado en el mostrador. Sin una ficha, se olvida la fecha, el presupuesto o la talla. Y cuando llegan las grandes fiestas (San Valentín, Día de la Madre, Navidad), todos piden al mismo tiempo: la tienda se desborda, sin lista de pedidos y sin recordatorios enviados con anticipación.
El recorrido que sigue tiene ocho etapas: Solicitud, Cotización o pedido especial, Anticipo recibido, En preparación, Listo, Entregado o recogido, Reseña solicitada, Cliente fiel. Cada etapa tiene su tarea y su mensaje tipo, de modo que nada dependa de la memoria de un empleado.
Etapa 1: cada solicitud recibe respuesta el mismo día
En cuanto se crea una ficha nueva, la regla «Responder a la nueva solicitud» genera una tarea para el día siguiente a más tardar. Zoé envía primero un mensaje de texto de acuse de recibo: gracias por su solicitud, ¿puede indicarnos la ocasión, la fecha deseada y su presupuesto aproximado?
Las respuestas alimentan la ficha del cliente. El objetivo es no olvidar nada de lo que importa para el pedido.
- Ocasión y fecha del evento o de la entrega
- Presupuesto aproximado
- Preferencias: colores, materiales, tallas, alergias
- Forma de entrega: recogida o envío a domicilio
- Dirección de entrega y persona que recibe
Etapa 2: la cotización, el seguimiento y la fecha liberada
Usted prepara la propuesta. Zoé la envía por correo en un mensaje que precisa el detalle, el precio total y la fecha de entrega, así como las condiciones de anticipo, cancelación y reembolso, antes de cualquier pago. Ella no fija precios ni condiciones por su cuenta.
Tres días después se crea una tarea de seguimiento: ¿el cliente tuvo tiempo de revisar la propuesta y tiene preguntas? Zoé envía entonces un texto cortés que recuerda que la fecha se mantiene hasta su respuesta. Si la ficha permanece inactiva siete días en esta etapa, se solicita un último seguimiento y, sin respuesta, se le avisa a usted para que libere la fecha. El agente nunca borra nada por sí mismo.
Etapas 3 y 4: anticipo recibido y preparación
Cuando el anticipo queda registrado, Zoé envía un correo de confirmación: el pedido está confirmado y la fecha reservada. La tarea asociada pide recordar las condiciones acordadas y anotar todos los detalles: materiales, colores, talla, mensaje. La ficha también conserva lo que se ha pagado y lo que falta por pagar.
En la etapa En preparación, dos días después de que la ficha llega allí, una tarea prevé confirmar la dirección, la franja de entrega o la hora de recogida unos días antes de la fecha. El texto recordatorio indica la entrega prevista e invita al cliente a responder para confirmar la dirección o cambiar la franja.
Etapas 5 a 8: listo, entrega, reseña y fidelidad
Cuando el pedido está listo, se avisa al cliente el mismo día por texto, con la opción de pasar a recogerlo durante su horario de atención o de esperar la confirmación del envío. Tras la entrega, un mensaje de agradecimiento con la solicitud de reseña sale tres días después. El mismo mensaje se envía a todos los clientes, nunca solo a quienes se espera que estén satisfechos.
Por último, en la etapa Cliente fiel, Zoé propone registrar las fechas importantes (cumpleaños, celebraciones), únicamente con el acuerdo del cliente. Si el consentimiento es válido, puede enviarse un recordatorio antes de la ocasión del año pasado o antes de una gran fiesta, con un enlace para darse de baja.
Lo que Zoé nunca hace
Las salvaguardas son simples y no negociables. Zoé nunca garantiza que un artículo esté en existencia. No promete ninguna fecha de entrega y no confirma ningún precio sin su aprobación. Transfiere el caso a una persona ante una queja, un reembolso o una solicitud delicada.
Tampoco escribe promociones a alguien cuya ficha no indique consentimiento. El humano decide; el agente prepara, recuerda y conserva el registro.
Un recorrido claro de ocho etapas evita los olvidos, sobre todo cuando se acercan las grandes fiestas. Zoé mantiene la ficha y los seguimientos; usted conserva las decisiones y los precios.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Puede Zoé confirmar que un artículo está en existencia o dar una fecha de entrega?
No. Nunca garantiza que un artículo esté en existencia y no promete ninguna fecha de entrega. Informa que la tienda confirmará el precio y la franja de entrega.
¿Qué pasa si un cliente no responde a la cotización?
Un seguimiento cortés sale a los tres días. Tras siete días de inactividad se solicita un último seguimiento y, sin respuesta, se le avisa a usted para que libere la fecha.
¿Qué contiene la ficha de un cliente?
La ocasión, la fecha, el presupuesto, las preferencias, la forma de entrega, la dirección, el anticipo recibido, las fechas por recordar y el consentimiento a mensajes promocionales.
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