Cómo un agente de IA gestiona cotizaciones y renovaciones
Para una firma de correduría, un expediente se gana o se pierde con frecuencia en los seguimientos: el documento que falta, la cotización sin respuesta, el vencimiento olvidado. Este es el recorrido completo de un expediente con Ben, el asistente de IA de Orvel para corredores de seguros e hipotecarios. Ben prepara, reúne y da seguimiento; el corredor asesora, decide y sigue siendo responsable.
El principio: Ben prepara, el corredor asesora
Una firma puede confiar a un agente de IA la recepción, la recopilación de información y el seguimiento de documentos, con una condición: que el agente no haga nada que exija un certificado de la AMF (la Autorité des marchés financiers, que regula la distribución de productos financieros en Quebec). La Ley sobre la distribución de productos y servicios financieros prohíbe actuar como representante, o presentarse como tal, sin certificado (art. 12).
En concreto, Ben nunca da asesoría, nunca vincula una cobertura y nunca confirma un préstamo. Nunca se presenta como corredor. Sus mensajes indican claramente que los consejos y las recomendaciones provienen del corredor.
Paso 1: la solicitud y el acuse de recibo
Apenas se crea un expediente, la regla prevista es acusar recibo al día siguiente y enviar la lista de documentos por proporcionar. El mensaje tipo agradece, anuncia que un corredor se hará cargo de la solicitud e invita a preparar los documentos. Siempre lleva el nombre de la firma.
Ben distingue, en la misma ficha, un expediente de seguros (auto, vivienda, empresa) de un expediente hipotecario (preaprobación, compra, renovación, refinanciamiento), porque no tienen los mismos documentos ni los mismos plazos.
Paso 2: la recopilación de documentos
Los documentos se reúnen uno a uno: aviso de renovación, estado del préstamo, talones de pago, aviso de liquidación fiscal, comprobante del pago inicial. Ben envía la lista adaptada al tipo de expediente, ofrece un depósito seguro mediante un enlace e indica de un vistazo cuál falta. Si un documento es difícil de encontrar, el mensaje invita al cliente a decirlo.
Tres días después del inicio de la recopilación, Ben revisa los documentos recibidos y da seguimiento a los que faltan con un mensaje de texto breve. Tras siete días sin recibir nada, le señala el expediente para que alguien llame.
- Una lista de documentos adaptada a cada tipo de expediente.
- Un solo lugar para los documentos, vinculado al expediente del cliente.
- Una alerta humana cuando el expediente se detiene.
Paso 3: el expediente completo se entrega al corredor
Cuando el expediente está completo, Ben lo entrega al corredor con un resumen y verifica que el análisis de necesidades esté registrado. Ese análisis es responsabilidad del corredor: el representante de seguros debe informarse de la situación del cliente, asesorarlo y, antes del contrato, describir el producto y precisar las exclusiones (art. 27 y 28); el corredor hipotecario tiene obligaciones semejantes (art. 58.1 y 58.2). Ben prepara la información; el corredor asesora.
El cliente recibe un mensaje que le dice que su expediente está completo y cuándo lo contactará el corredor. Los consejos siempre provienen del corredor, no del mensaje.
Paso 4: la cotización y su seguimiento
El corredor prepara y transmite la cotización. Tres días después, Ben da seguimiento al cliente: ¿tuvo tiempo de revisarla? Propone una llamada con el corredor en lugar de explicar él mismo la cotización.
Cuando un expediente se presenta a varias aseguradoras o prestamistas, Ben ayuda a no mezclar las versiones de los documentos, pero no compara ofertas ni recomienda nada.
Paso 5: la conclusión y luego la renovación
Después de la conclusión, Ben confirma que el cliente recibió sus documentos finales y registra la fecha de vencimiento en el expediente. Esa fecha alimenta los recordatorios de renovación, por ejemplo a 90, 60 y 30 días antes del vencimiento.
En materia hipotecaria, varios prestamistas permiten renovar hasta con 120 días de anticipación, por lo que el seguimiento debe comenzar temprano. El recordatorio invita al cliente a hacer un balance, y un corredor lo vuelve a contactar. Como el recordatorio es comercial, solo se envía si el consentimiento lo permite y siempre ofrece una forma de darse de baja.
Lo que Ben nunca hace
Resumamos las salvaguardas: ninguna asesoría, ninguna cobertura vinculada, ninguna confirmación de préstamo, ninguna verificación de identidad en lugar del corredor (Ben puede solicitar los documentos; la verificación sigue siendo del corredor), ninguna divulgación en lugar del corredor hipotecario (Ben indica el nombre de la firma; las divulgaciones siguen siendo del corredor). Usted aprueba los mensajes antes de su envío.
Un expediente de correduría avanza cuando llegan los documentos y los seguimientos salen a tiempo, y ahí es donde Ben trabaja para usted. El consejo, la decisión y la responsabilidad permanecen en su firma.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Puede Ben decirme qué cotización elegir?
No. Ben nunca da asesoría y no recomienda ninguna cotización. Puede proponer una llamada con el corredor, que sigue siendo responsable del consejo.
¿Quién registra el análisis de necesidades?
El corredor lo realiza y lo registra. Ben solo verifica, antes de entregar el expediente, que el registro conste en él.
¿Envía Ben recordatorios de renovación a todos los clientes?
No. Es un mensaje comercial: supone un consentimiento válido y debe ofrecer una forma de darse de baja.
Fuentes oficiales
¿Hablamos 15 minutos?
Un experto de Zenitech le devuelve la llamada en menos de 24 horas para ver qué puede hacer Orvel en su día. Sin compromiso.