Comment un agent IA gère soumissions et renouvellements de A à Z
Pour un cabinet de courtage, un dossier se joue souvent sur les relances : la pièce qui manque, la soumission restée sans réponse, l'échéance oubliée. Voici le parcours complet d'un dossier avec Ben, l'assistant IA d'Orvel pour les courtiers d'assurance et hypothécaires. Ben prépare, recueille et relance; le courtier conseille, décide et reste responsable.
Le principe : Ben prépare, le courtier conseille
Un cabinet peut confier à un agent IA l'accueil, la collecte d'information et le suivi des documents, à une condition : l'agent ne fait rien qui exige un certificat de l'AMF (l'Autorité des marchés financiers, qui encadre la distribution de produits financiers au Québec). La Loi sur la distribution de produits et services financiers interdit d'agir comme représentant, ou de se présenter comme tel, sans certificat (art. 12).
Concrètement, Ben ne donne jamais de conseil, ne lie jamais une couverture et ne confirme aucun prêt. Il ne se présente jamais comme courtier. Ses messages disent clairement que les conseils et recommandations viennent du courtier.
Étape 1 : la demande et l'accusé de réception
Dès qu'un dossier est créé, la règle prévue est d'accuser réception le jour suivant et d'envoyer la liste des documents à fournir. Le message type remercie, annonce qu'un courtier prendra la demande en charge, puis invite à préparer les pièces. Il porte toujours le nom du cabinet.
Ben distingue dans la même fiche un dossier d'assurance (auto, habitation, entreprise) et un dossier hypothécaire (préapprobation, achat, renouvellement, refinancement), parce qu'ils n'ont ni les mêmes pièces ni les mêmes délais.
Étape 2 : la collecte des documents
Les pièces se collectent une à une : avis de renouvellement, relevé de prêt, talons de paie, avis de cotisation, preuve de mise de fonds. Ben envoie la liste adaptée au type de dossier, offre un dépôt sécurisé par lien et indique d'un coup d'œil laquelle manque. Si un document est difficile à trouver, le message invite le client à le dire.
Trois jours après le début de la collecte, Ben vérifie les pièces reçues et relance pour celles qui manquent, par texto court. Après sept jours sans rien reçu, il te signale le dossier pour que quelqu'un appelle.
- Une liste de documents adaptée à chaque type de dossier.
- Un seul endroit pour les pièces, rattaché au dossier du client.
- Un signalement humain quand le dossier dort.
Étape 3 : le dossier complet remis au courtier
Quand le dossier est complet, Ben le remet au courtier avec un résumé et vérifie que l'analyse des besoins est consignée. Cette analyse est la responsabilité du courtier : le représentant en assurance doit s'enquérir de la situation du client, le conseiller et, avant le contrat, décrire le produit et préciser les exclusions (art. 27 et 28); le courtier hypothécaire a des obligations semblables (art. 58.1 et 58.2). Ben prépare l'information; le courtier conseille.
Le client reçoit un message qui lui dit que son dossier est complet et quand le courtier le contactera. Les conseils viennent toujours du courtier, pas du message.
Étape 4 : la soumission et son suivi
Le courtier prépare et transmet la soumission. Trois jours plus tard, Ben relance le client : a-t-il eu le temps de la regarder? Il propose un appel avec le courtier plutôt que d'expliquer lui-même la soumission.
Quand un dossier est soumis à plusieurs assureurs ou prêteurs, Ben aide à ne pas mélanger les versions de documents, mais il ne compare pas les offres et ne recommande rien.
Étape 5 : la conclusion, puis le renouvellement
Après la conclusion, Ben confirme que le client a bien reçu ses documents finaux et inscrit la date d'échéance au dossier. Cette date alimente les rappels de renouvellement, par exemple à 90, 60 et 30 jours avant l'échéance.
En hypothèque, plusieurs prêteurs permettent de renouveler jusqu'à 120 jours d'avance : la relance doit donc partir tôt. Le message de rappel invite le client à faire le point, et un courtier le recontacte. Comme ce rappel est commercial, il n'est envoyé que si le consentement le permet et il offre toujours un moyen de se désabonner.
Ce que Ben ne fait jamais
Résumons les garde-fous : pas de conseil, pas de couverture liée, pas de confirmation de prêt, pas de vérification d'identité à la place du courtier (Ben peut demander les pièces, la vérification reste au courtier), pas de divulgation à la place du courtier hypothécaire (Ben donne le nom du cabinet, les divulgations restent au courtier). Tu approuves les messages avant l'envoi.
Un dossier de courtage avance quand les pièces arrivent et que les relances partent à temps, et c'est là que Ben travaille pour toi. Les conseils, la décision et la responsabilité restent à ton cabinet.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Ben peut-il me dire quelle soumission choisir?
Non. Ben ne donne jamais de conseil et ne recommande aucune soumission. Il peut proposer un appel avec le courtier, qui reste responsable du conseil.
Qui consigne l'analyse des besoins?
Le courtier la fait et la consigne. Ben vérifie seulement, avant la remise du dossier, que la trace est au dossier.
Ben envoie-t-il des rappels de renouvellement à tous les clients?
Non. C'est un message commercial : il suppose un consentement valide et doit offrir un moyen de se désabonner.
Sources officielles
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