L'année d'un courtier en assurance ou hypothèque, mois par mois
Le travail d'un cabinet de courtage suit le calendrier : impôts en début d'année, achats de maisons au printemps, déménagements du 1er juillet, échéances qui s'accumulent en janvier. Voici une année complète, mois par mois, avec ce qu'il vaut la peine de préparer et ce que Ben, l'assistant IA d'Orvel, prépare pour ton cabinet. Ben recueille et relance; le courtier conseille et décide.
Janvier et février : fiscalité et mise à jour des dossiers
Les clients rassemblent leurs documents de l'année pour les impôts : c'est un bon moment pour mettre les dossiers à jour. L'action : demander la mise à jour des coordonnées et des pièces (avis de cotisation, relevés) aux dossiers hypothécaires actifs.
Ben prépare la demande, envoie la liste des documents et indique ceux qui manquent. Les pièces reçues sont rattachées au dossier du client et le courtier les consulte au besoin. Ben ne les interprète pas et ne donne aucun conseil fiscal ou financier.
- Mettre à jour les coordonnées et les pièces des dossiers hypothécaires actifs.
- Rattacher chaque document reçu au bon dossier.
- Laisser au courtier toute interprétation.
Mars, avril et mai : la saison des achats de maisons
Le printemps est la période de plus forte activité d'achat immobilier, et les préapprobations hypothécaires se multiplient. L'action : relancer les préapprobations en cours et proposer l'assurance habitation avant la prise de possession.
C'est la saison où un dossier peut s'enliser faute d'une pièce manquante. Ben suit la collecte, relance par texto et remet au courtier des dossiers complets, avec le résumé. La proposition d'assurance habitation est faite par le courtier, et Ben prépare la demande de renseignements nécessaire.
Mai et juin : locataires et déménagements du 1er juillet
Le 1er juillet est la journée traditionnelle des déménagements au Québec, et la ChAD y associe chaque année une campagne sur l'assurance locataire. L'action : une campagne d'assurance habitation et locataire aux clients qui déménagent, avec mise à jour de l'adresse au dossier.
Comme il s'agit d'un message commercial, il suppose un consentement valide, l'identification du cabinet et un moyen de se désabonner. Un contrat écrit en vigueur, ou échu depuis moins de deux ans, crée un consentement tacite; au-delà, il faut un consentement exprès.
Juillet et août : un bon moment pour l'organisation
Nos données ne relèvent pas de rendez-vous saisonnier précis pour ces deux mois. C'est donc un bon moment pour des tâches générales : revoir les listes de documents par type de dossier, vérifier les modèles de messages et planifier les vacances de l'équipe pour que les dossiers actifs aient toujours un responsable.
Ben continue de relancer les pièces manquantes pendant les absences, et les dossiers complets attendent le courtier avec leur résumé.
Septembre et octobre : retour de l'automne et bilan du portefeuille
Le moment est calme avant les échéances de fin d'année, idéal pour contrôler les dossiers sans date d'échéance. L'action : produire le rapport des dossiers sans échéance ni consentement à jour.
Ben liste les dossiers incomplets et signale ceux dont la date d'échéance ou le consentement manque. Le courtier décide ensuite lesquels régulariser. Ce nettoyage rend les rappels de renouvellement fiables pour l'hiver.
Octobre et novembre : pneus d'hiver et assurance auto
L'installation des pneus d'hiver est obligatoire du 1er décembre au 15 mars au Québec, et c'est le moment de réviser l'assurance auto. L'action : un rappel aux clients auto pour valider leur couverture avant l'hiver.
Ben prépare le message et propose un appel avec le courtier à ceux qui veulent faire le point. Il ne dit pas quelle couverture choisir : cela relève du courtier.
Décembre : bilan et préparation de janvier
Beaucoup de polices et de termes arrivent à échéance au début de l'année. L'action : lister les renouvellements de janvier à mars et lancer les rappels à 90 jours.
En hypothèque, plusieurs prêteurs permettent de renouveler jusqu'à 120 jours d'avance, alors mieux vaut ne pas attendre. Ben lance les rappels, puis relance à 60 et à 30 jours, avec le lien de désabonnement dans chaque message commercial. Profites-en aussi pour relire tes indicateurs : dossiers incomplets, renouvellements à venir, taux de conclusion.
Chaque saison a son geste utile, et un calendrier tenu à jour évite de perdre un client à l'échéance. Ben prépare et relance; ton cabinet conseille et décide.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Quand lancer les rappels de renouvellement?
Selon nos règles, à 90, 60 et 30 jours avant l'échéance. En hypothèque, plusieurs prêteurs permettent de renouveler jusqu'à 120 jours d'avance, donc la relance doit partir tôt.
Ben peut-il proposer une couverture à un client qui déménage?
Non. Ben prépare la demande et le suivi, mais c'est le courtier qui conseille et propose. Ben ne lie jamais une couverture.
Que faire des dossiers sans date d'échéance?
L'automne est idéal pour les repérer. Ben produit le rapport; le courtier décide comment mettre ces dossiers à jour.
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