Diseño de interiores: un agente de IA del primer contacto a la reseña
Un proyecto de diseño de interiores o arquitectura recorre ocho etapas, desde la solicitud hasta la reseña del cliente, y cada una puede estancarse sin seguimiento. Este es el recorrido concreto que sigue Iris, la agente de Orvel: prepara, da seguimiento y deja constancia, mientras que su equipo decide, aprueba y firma.
Por qué el seguimiento de un proyecto se pierde con tanta facilidad
Cada proyecto pasa por fases: concepto, planos preliminares, planos finales, abastecimiento y obra. Sin un seguimiento por fase, se pierde el hilo de lo que fue aprobado, de lo que falta por producir y de lo que ya se facturó. Una propuesta de honorarios enviada suele quedar sin respuesta, y los intercambios con los contratistas y el cliente se dispersan si no se registran en el expediente del proyecto.
Iris funciona como memoria y recordatorio. Responde a las solicitudes de proyecto, califica cada una, planifica la consulta inicial, da seguimiento a las propuestas de honorarios y vigila las aprobaciones, los pedidos a proveedores y la entrega, hasta la reseña y el portafolio. No sustituye el criterio de su equipo de diseño: se asegura de que nada se pierda entre dos correos.
De la solicitud a la consulta inicial
El recorrido tiene ocho etapas: Solicitud, Consulta inicial, Propuesta enviada, Mandato firmado, Diseño, Aprobación del cliente, Obra en curso y Entregado y reseña. En cuanto se crea un expediente nuevo se aplica la regla del primer contacto: responder al cliente, comprender su proyecto y proponer una consulta inicial.
El mensaje tipo de respuesta pide cuatro datos: el tipo de proyecto, la superficie aproximada, el calendario deseado y un rango de presupuesto. Iris los anota en la ficha, junto con el estilo buscado (palabras del cliente, inspiraciones, referencias). El presupuesto que indica el cliente sirve para calificar el proyecto, nunca para prometer un precio.
Cuando el expediente llega a la etapa de consulta, Iris la confirma al día siguiente por mensaje de texto y pide fotos, planos existentes e inspiraciones antes de la reunión. Una lista de verificación de la consulta (fotos, planos, presupuesto, calendario, inspiraciones) ayuda a no olvidar nada.
- Tipo de proyecto: renovación residencial, obra nueva, cocina o baño, comercial, decoración, solo planos.
- Dirección del proyecto: campo marcado como sensible, con acceso restringido.
- Calendario deseado: sirve para validar la viabilidad con los plazos de los proveedores.
La propuesta de honorarios y sus seguimientos
Después de la consulta, su diseñador prepara la propuesta: alcance del mandato, fases, modalidad de honorarios y calendario. Los honorarios pueden ser una tarifa fija, una tarifa por hora, un porcentaje del presupuesto o una combinación, según su práctica. Iris envía la propuesta redactada por su equipo y nunca modifica sus condiciones.
El mensaje de envío aclara que nada comienza antes del acuerdo del cliente y de la firma del mandato. Tres días después del envío, Iris da seguimiento por mensaje de texto y pregunta simplemente si el cliente pudo revisar la propuesta. Si pasan diez días sin respuesta, se crea una tarea para su equipo: llamar, ajustar el alcance o archivar el expediente. El seguimiento es cortés, sin presiones, y el expediente conserva constancia de lo que incluía el mandato.
Mandato firmado, diseño y aprobaciones
Al firmarse el mandato, Iris confirma la recepción, recuerda el anticipo previsto y presenta el calendario de las primeras fases, además de lo que su equipo necesita del cliente (acceso, medidas, preferencias). El expediente recuerda la modalidad de honorarios acordada, el anticipo recibido y el próximo hito de facturación. El trabajo de diseño comienza según las condiciones de su mandato.
El cliente debe aprobar los conceptos, los planos y los materiales antes de avanzar. Iris envía el mensaje de presentación del concepto, que indica que solo se pasa a la siguiente etapa con su aprobación. Si pasan cinco días sin respuesta, da seguimiento para no retrasar lo que sigue. Cada respuesta queda registrada: qué se aprobó, cuándo y cómo, lo que limita los cambios de último minuto.
Pedidos, obra, entrega y portafolio
La elección de materiales, acabados y mobiliario implica a varios proveedores, muestras y pedidos. Durante la etapa de obra, Iris revisa cada pedido (recibido, retrasado, por confirmar) y avisa al cliente de cualquier cambio de plazo. Una tabla de materiales y proveedores por proyecto conserva el producto, el estado del pedido y el plazo anunciado.
Una vez entregado el proyecto, Iris solicita la reseña del cliente alrededor de una semana después y, si este está de acuerdo, planifica la sesión de fotos. La autorización se pide de forma sencilla, con un SÍ o un NO, y se respeta la decisión del cliente. La casilla de fotos autorizadas para el portafolio solo se marca si el cliente dio su acuerdo por escrito. La solicitud de reseña se envía a todos los clientes cuyo proyecto fue entregado, no solo a los más satisfechos.
Lo que Iris nunca hace
Las salvaguardas son claras y no se negocian. Su equipo conserva el control de todo lo que compromete a su empresa.
- Nunca se compromete con honorarios ni con un calendario sin su propuesta.
- Nunca se presenta como arquitecta ni promete servicios fuera del campo de práctica de su equipo.
- Traspasa a una persona cualquier queja, problema de obra o pregunta técnica.
- Solo envía seguimientos a clientes que han dado su consentimiento, con un enlace para darse de baja.
Un proyecto bien seguido es una sucesión de etapas en las que cada aprobación, pedido y autorización deja constancia. Iris prepara y da seguimiento; su equipo diseña, decide y firma.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Puede Iris dar un precio al cliente?
No. No calcula ningún precio y no se compromete con honorarios sin su propuesta. Recoge el presupuesto previsto por el cliente para calificar el proyecto y luego su diseñador prepara la propuesta.
¿Quién decide cuándo dar seguimiento y cuándo archivar un expediente?
Sus reglas fijan el ritmo de los seguimientos. Cuando una propuesta lleva diez días sin respuesta, Iris crea una tarea para su equipo, que decide si llamar, ajustar el alcance o archivar el expediente.
¿Qué ocurre si un cliente presenta una queja durante la obra?
Iris no intenta resolver el problema. Traspasa a su equipo cualquier queja, problema de obra o pregunta técnica, y conserva el intercambio en el expediente.
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