Design d'intérieur : un agent IA du premier contact à l'avis
Un projet de design d'intérieur ou d'architecture traverse huit étapes, de la demande jusqu'à l'avis du client, et chacune peut s'enliser faute de suivi. Voici le parcours concret que suit Iris, l'agent d'Orvel : elle prépare, relance et consigne, et c'est ton équipe qui décide, approuve et signe.
Pourquoi le suivi d'un projet se perd si facilement
Chaque projet passe par des phases : concept, plans préliminaires, plans finaux, approvisionnement et chantier. Sans suivi par phase, on perd le fil de ce qui a été approuvé, de ce qui reste à produire et de ce qui a déjà été facturé. Une proposition d'honoraires envoyée reste souvent sans réponse, et les échanges avec les entrepreneurs et le client se dispersent s'ils ne sont pas consignés au dossier du projet.
Iris sert de mémoire et de rappel. Elle répond aux demandes de projet, qualifie chacune, planifie la consultation initiale, relance les propositions d'honoraires et suit les approbations, les commandes fournisseurs et la livraison jusqu'à l'avis et au portfolio. Elle ne remplace pas le jugement de ton équipe de conception : elle s'assure que rien ne tombe entre deux courriels.
De la demande à la consultation initiale
Le parcours suit huit étapes : Demande, Consultation initiale, Proposition envoyée, Mandat signé, Conception, Approbation client, Chantier en cours, puis Livré et avis. Dès qu'un nouveau dossier est créé, la règle du premier contact s'applique : répondre au client, comprendre son projet et proposer une consultation initiale.
Le message type de réponse demande quatre choses : le type de projet, la superficie approximative, l'échéancier et une fourchette de budget. Iris les inscrit dans la fiche, avec le style recherché (mots du client, inspirations, références). Le budget donné par le client sert à qualifier le projet, jamais à promettre un prix.
Quand la consultation est à l'étape voulue, Iris la confirme dans les jours qui suivent par un texto et demande des photos, des plans existants et des inspirations avant la rencontre. Une liste de contrôle de consultation (photos, plans, budget, échéancier, inspirations) aide à ne rien oublier.
- Type de projet : rénovation résidentielle, construction neuve, cuisine ou salle de bain, commercial, décoration, plans seulement.
- Adresse du projet : champ marqué sensible, à accès limité.
- Échéancier souhaité : sert à valider la faisabilité avec les délais des fournisseurs.
La proposition d'honoraires et ses relances
Après la consultation, c'est ton designer qui prépare la proposition : portée du mandat, phases, mode d'honoraires et échéancier. Les honoraires peuvent prendre la forme d'un forfait, d'un taux horaire, d'un pourcentage du budget ou d'un mélange, selon ta pratique. Iris envoie la proposition que ton équipe a rédigée, sans jamais en modifier les conditions.
Le message d'envoi précise que rien ne commence avant l'accord du client et la signature du mandat. Trois jours après l'envoi, Iris relance par texto en demandant simplement si le client a pu regarder la proposition. Si dix jours passent sans réponse, une tâche est créée pour ton équipe : appeler, ajuster la portée ou classer le dossier. La relance reste courtoise, sans harcèlement, et le dossier garde la trace de ce qui était compris dans le mandat.
Mandat signé, conception et approbations
À la signature du mandat, Iris confirme la réception, rappelle l'acompte prévu et présente le calendrier des premières phases, ainsi que ce dont ton équipe a besoin du client (accès, mesures, préférences). Le dossier rappelle le mode d'honoraires convenu, l'acompte reçu et le prochain jalon de facturation. Le travail de conception commence selon les conditions de ton mandat.
Le client doit approuver les concepts, les plans et les matériaux avant d'aller plus loin. Iris envoie le message de présentation du concept, qui précise qu'on ne passe à l'étape suivante qu'avec son approbation. Si cinq jours passent sans réponse, elle relance pour ne pas retarder la suite. Chaque réponse est inscrite au dossier : quoi, quand et comment le client a approuvé, ce qui limite les changements de dernière minute.
Commandes, chantier, livraison et portfolio
Les choix de matériaux, de finis et de mobilier impliquent plusieurs fournisseurs, des échantillons et des commandes. Pendant l'étape du chantier, Iris fait le point sur chaque commande (reçue, en retard, à confirmer) et avise le client de tout changement de délai. Un tableau des matériaux et des fournisseurs par projet garde le produit, l'état de la commande et le délai annoncé.
Une fois le projet livré, Iris demande l'avis du client environ une semaine plus tard et, s'il est d'accord, planifie la séance photo. L'autorisation est demandée simplement, avec un OUI ou un NON, et le choix du client est respecté. La case des photos autorisées pour le portfolio n'est cochée que si l'accord a été donné par écrit. La demande d'avis part à tous les clients dont le projet est livré, pas seulement aux plus satisfaits.
Ce qu'Iris ne fait jamais
Les garde-fous sont clairs et ne se négocient pas. Ton équipe garde la main sur tout ce qui engage ton entreprise.
- Elle ne s'engage jamais sur des honoraires ou un échéancier sans ta proposition.
- Elle ne se présente jamais comme architecte et ne promet aucun service hors du champ de pratique de ton équipe.
- Elle passe le relais à une personne pour une plainte, un problème de chantier ou une question technique.
- Elle n'envoie des relances qu'aux clients consentants, avec un lien de désabonnement.
Un projet bien suivi, c'est une suite d'étapes où chaque approbation, chaque commande et chaque autorisation laisse une trace. Iris prépare et relance; ton équipe conçoit, décide et signe.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Iris peut-elle me donner un prix au client ?
Non. Elle ne chiffre rien et ne s'engage sur aucuns honoraires sans ta proposition. Elle recueille le budget visé par le client pour qualifier le projet, puis ton designer prépare la proposition.
Qui décide quand relancer et quand classer un dossier ?
Tes règles fixent le rythme des relances. Quand une proposition reste sans réponse depuis dix jours, Iris crée une tâche pour ton équipe, qui choisit d'appeler, d'ajuster la portée ou de classer le dossier.
Que se passe-t-il si un client se plaint pendant le chantier ?
Iris ne tente pas de régler le problème. Elle passe le relais à ton équipe pour toute plainte, tout problème de chantier ou toute question technique, et garde l'échange au dossier.
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