Contador en Quebec: lista de verificación práctica

Un despacho debe contar con autorización antes de acceder al expediente en línea de un cliente en la Agencia de Ingresos de Canadá (ARC), mediante el servicio «Representar a un cliente», y en Revenu Québec, la autoridad tributaria provincial. Antes de comenzar el trabajo, conviene entonces solicitar o renovar la autorización.

En la misma lógica, haga firmar una carta de misión clara (alcance, honorarios, responsabilidades del cliente) y conserve la prueba de la firma. Fuente: la página de la ARC sobre la autorización de representante.

• Carta de misión firmada en el expediente.
• Autorización de acceso a la ARC vigente, cuando haga falta.
• Autorización de acceso a Revenu Québec vigente, cuando haga falta.
• Para cada cliente se anota el estado de la autorización (ninguna, ARC, Revenu Québec, ambas).

Las personas físicas presentan y pagan el 30 de abril; los trabajadores independientes presentan el 15 de junio, pero el pago sigue venciendo el 30 de abril (ARC). Una sociedad debe transmitir su declaración de impuestos CO-17 dentro de los seis meses siguientes al cierre de su ejercicio, por Internet; si el plazo vence en fin de semana o día feriado, se prolonga hasta el siguiente día hábil (Revenu Québec).

Un empleador debe presentar los Relevés 1 a más tardar el último día de febrero, por Internet, o se aplican sanciones (Revenu Québec). Los períodos de declaración de GST/QST (TPS/TVQ) dependen de la frecuencia de cada cliente.

• Tipo de cliente y cierre de ejercicio en el expediente.
• Fecha de presentación y fecha de pago calculadas por separado para cada cliente.
• Frecuencia de GST/QST (mensual, trimestral, anual) anotada.
• Aviso claro de que el pago no se aplaza para los trabajadores independientes.

Según el gobierno de Quebec, la Ley 25 obliga a la empresa a llevar un registro de incidentes de confidencialidad, a designar un responsable de la protección de los datos personales y a avisar a la Commission d'accès à l'information (CAI, el organismo quebequense de acceso a la información y privacidad) y a las personas afectadas cuando exista riesgo serio de perjuicio.

En la práctica, limite lo que almacena: nada de número de seguro social completo en la herramienta de seguimiento, solo los tres últimos dígitos para distinguir a dos clientes con nombre parecido. Cifre los archivos adjuntos, registre los accesos y use un portal seguro en lugar del correo ordinario.

• Registro de incidentes de confidencialidad implementado.
• Responsable de la protección de datos personales designado.
• Procedimiento para avisar a la CAI y a las personas afectadas.
• Mínimo de datos conservados; el número completo permanece en el software fiscal.

Puede confiar información a un proveedor sin el consentimiento del cliente si es necesaria para su mandato, siempre que se haga por escrito y se indiquen las medidas de protección de la confidencialidad (art. 18.3). Antes de comunicar información fuera de Quebec, se requiere una evaluación de los factores de privacidad (art. 17).

También se necesita una evaluación para todo proyecto de adquisición o desarrollo de un sistema de información que involucre datos personales (art. 3.3). Pregunte por escrito a cualquier proveedor, Zenitech incluido, por dónde circulan sus datos. Un documento enviado a la persona equivocada es un incidente: la empresa debe tomar medidas razonables para reducir el riesgo y, si el riesgo es serio, avisar a la CAI y a las personas afectadas (art. 3.5).

El contador profesional certificado está sujeto al secreto profesional: no puede revelar las confidencias de su cliente, salvo autorización del cliente o exigencia expresa de la ley (Código de ética de los CPA). El Código de las profesiones también obliga al profesional a respetar el secreto de toda información confidencial de la que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión (art. 60.4).

En la práctica, ninguna información de un cliente se envía a un tercero sin una autorización registrada en el expediente, y los mensajes no contienen montos ni datos fiscales. Si usted pertenece a un colegio profesional, este secreto lo acompaña en la elección de sus proveedores.

Según la Ley canadiense antispam, una solicitud de documentos para un mandato en curso no exige consentimiento previo (art. 6(6)b)), mientras que una promoción sí lo exige (art. 10(9)a)). Los recordatorios de plazo deben identificar al despacho y ofrecer una forma de dejar de recibirlos.

Leo aplica estos hábitos: nunca dice qué declarar y no responde ninguna pregunta fiscal. El contador valida cada respuesta de fondo. Esta guía es información general; no sustituye el consejo de su colegio, de su asesor jurídico ni de la Commission d'accès à l'information.

Una buena lista de verificación hace visible el cumplimiento expediente por expediente. Haga que la valide su colegio o su asesor, y deje que Leo prepare los recordatorios mientras usted decide.

Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.

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• https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/representative-authorization/how.html
• https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/individuals/topics/important-dates-individuals.html
• https://www.revenuquebec.ca/en/definitions/co-17-g/date-limite-de-production-de-la-declaration-de-revenus-des-societes
• https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/releves-et-sommaires/transmission-de-releves-et-de-sommaires/transmission-de-releves-et-de-sommaires-a-revenu-quebec/transmission-de-releves-et-de-sommaires-a-revenu-quebec-par-internet/
• https://www.quebec.ca/nouvelles/actualites/details/loi-25-nouvelles-dispositions-protegeant-la-vie-privee-des-quebecois-certaines-dispositions-entrent-en-vigueur-aujourdhui-43212
• https://cpaquebec.ca/-/media/docs/membres-cpa/reglementation-profession/code-deontologie/Code_deontologie_CPA_non_officiel.pdf

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