Comptable au Québec : liste de vérification pratique

Un cabinet doit avoir une autorisation avant d'accéder au dossier en ligne d'un client à l'Agence du revenu du Canada (ARC), avec le service « Représenter un client », et à Revenu Québec. Avant de commencer le travail, il vaut donc la peine de demander ou de renouveler l'autorisation.

Dans la même logique, faites signer une lettre de mission claire (portée, honoraires, responsabilités du client) et gardez la preuve de la signature. Source : page de l'ARC sur l'autorisation de représentant.

• Lettre de mission signée au dossier.
• Autorisation d'accès à l'ARC active, au besoin.
• Autorisation d'accès à Revenu Québec active, au besoin.
• Pour chaque client, l'état de l'autorisation (aucune, ARC, Revenu Québec, les deux) est noté.

Les particuliers produisent et paient au 30 avril ; les travailleurs autonomes produisent au 15 juin, mais le paiement reste dû au 30 avril (ARC). Une société doit transmettre sa déclaration de revenus CO-17 dans les six mois suivant la fin de son exercice, par Internet ; si le délai expire une fin de semaine ou un jour férié, il est prolongé au jour ouvrable suivant (Revenu Québec).

Un employeur doit produire les Relevés 1 au plus tard le dernier jour de février, par Internet, sinon des pénalités s'appliquent (Revenu Québec). Les périodes de déclaration de la TPS/TVQ dépendent de la fréquence de chaque client.

• Type de client et fin d'exercice au dossier.
• Date de production et date de paiement calculées séparément pour chaque client.
• Fréquence TPS/TVQ (mensuelle, trimestrielle, annuelle) notée.
• Mention claire que le paiement n'est pas reporté pour les travailleurs autonomes.

Selon le gouvernement du Québec, la Loi 25 oblige l'entreprise à tenir un registre des incidents de confidentialité, à désigner un responsable de la protection des renseignements personnels et à aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) et les personnes touchées en cas de risque sérieux de préjudice.

Côté pratique, limitez ce que vous stockez : pas de NAS complet dans l'outil de suivi, seulement les trois derniers chiffres pour distinguer deux clients au nom semblable. Chiffrez les pièces jointes, journalisez les accès et passez par un portail sécurisé plutôt que le courriel ordinaire.

• Registre des incidents de confidentialité en place.
• Responsable de la protection des renseignements personnels désigné.
• Procédure pour aviser la CAI et les personnes concernées.
• Minimum de renseignements conservés ; le NAS complet reste dans le logiciel fiscal.

Vous pouvez confier des renseignements à un fournisseur sans le consentement du client si c'est nécessaire à son mandat, à condition de le faire par écrit et d'y indiquer les mesures de protection de la confidentialité (art. 18.3). Avant qu'un renseignement soit communiqué à l'extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est requise (art. 17).

Une évaluation est aussi nécessaire pour tout projet d'acquisition ou de développement d'un système d'information qui touche des renseignements personnels (art. 3.3). Demandez par écrit à tout fournisseur, Zenitech compris, où vos données transitent. Un document envoyé à la mauvaise personne est un incident : l'entreprise doit prendre des mesures raisonnables pour diminuer le risque et, si le risque est sérieux, aviser la CAI et les personnes concernées (art. 3.5).

Le comptable professionnel agréé est tenu au secret professionnel : il ne peut révéler les confidences de son client, sauf autorisation du client ou exigence expresse de la loi (Code de déontologie des CPA). Le Code des professions oblige aussi le professionnel à respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle (art. 60.4).

En pratique, aucun envoi de renseignements d'un client à un tiers sans autorisation consignée au dossier, et des messages qui ne contiennent aucun montant ni donnée fiscale. Si vous êtes membre d'un ordre, ce secret vous suit dans le choix de vos fournisseurs.

Selon la Loi canadienne anti-pourriel, une demande de documents pour un mandat en cours n'exige pas de consentement préalable (art. 6(6)b)), alors qu'une promotion en exige un (art. 10(9)a)). Les rappels d'échéance devraient identifier le cabinet et offrir un moyen de ne plus en recevoir.

Leo applique ces réflexes : il ne dit jamais quoi déclarer et ne répond à aucune question fiscale. Le comptable valide chaque réponse de fond. Ce guide est de l'information générale ; il ne remplace pas l'avis de votre ordre, de votre conseiller juridique ou de la Commission d'accès à l'information.

Une bonne liste de vérification rend la conformité visible dossier par dossier. Faites-la valider par votre ordre ou votre conseiller, et laissez Leo préparer les rappels pendant que vous décidez.

Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.

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• https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/representative-authorization/how.html
• https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/individuals/topics/important-dates-individuals.html
• https://www.revenuquebec.ca/en/definitions/co-17-g/date-limite-de-production-de-la-declaration-de-revenus-des-societes
• https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/releves-et-sommaires/transmission-de-releves-et-de-sommaires/transmission-de-releves-et-de-sommaires-a-revenu-quebec/transmission-de-releves-et-de-sommaires-a-revenu-quebec-par-internet/
• https://www.quebec.ca/nouvelles/actualites/details/loi-25-nouvelles-dispositions-protegeant-la-vie-privee-des-quebecois-certaines-dispositions-entrent-en-vigueur-aujourdhui-43212
• https://cpaquebec.ca/-/media/docs/membres-cpa/reglementation-profession/code-deontologie/Code_deontologie_CPA_non_officiel.pdf

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