Agent IA pour comptables : le dossier client de A à Z

Chaque saison, il faut relancer trois ou quatre fois chaque client pour obtenir ses feuillets (T4, Relevé 1, T5, Relevé 3, reçus) pendant que la date limite approche. Et il faut savoir, en un coup d'oeil, ce qui manque et ce qui est déjà reçu, sans fouiller dans les courriels.

À cela s'ajoutent des échéances qui changent selon le client : particulier, travailleur autonome, société, TPS/TVQ mensuelle, trimestrielle ou annuelle, acomptes provisionnels. Un agent qui tient ce calendrier et qui relance au bon moment libère le cabinet de la partie répétitive du travail, sans toucher à la partie qui exige un jugement professionnel.

Leo suit chaque dossier dans un entonnoir simple, où chaque étape déclenche une tâche ou un message préparé. Le professionnel voit à tout moment où en est chaque client et quels dossiers sont bloqués en attente de lui.

• Nouveau client : on envoie la lettre de mission.
• Mandat signé : on envoie la liste de documents adaptée au type de client et on fixe une date de remise.
• Documents demandés : le client téléverse ses pièces, l'agent relance au besoin.
• Documents reçus : on passe la liste de vérification pour confirmer que tout est là.
• En préparation : le travail du comptable, sans l'agent.
• À valider : le client approuve ses déclarations avant la production.
• Produit : accusé de production, montants à payer et dates de paiement ou d'acomptes, puis archivage.

Les messages sont rédigés d'avance, approuvés par le cabinet, puis personnalisés avec le prénom du client et les coordonnées de l'entreprise. À l'ouverture, la lettre de mission précise les services prévus, les honoraires convenus et ce que le cabinet attend du client. Ensuite, la liste de documents invite à passer par le portail sécurisé plutôt que par courriel ordinaire, avec une date souhaitée et une porte ouverte si une pièce est introuvable.

Plus loin, un accusé de réception confirme que la préparation commence, une invitation propose un rendez-vous de validation en personne ou par vidéo, et une confirmation de production joint les copies et les accusés. Aucun de ces messages ne contient de montant ni de donnée fiscale : les chiffres restent dans les documents joints et dans le logiciel du cabinet.

Les relances sont des règles claires, pas de l'improvisation. Deux jours après l'entrée d'un nouveau client, on vérifie que la lettre de mission est signée. Un jour après la signature, la liste de documents part. Si un dossier reste sans activité pendant sept jours à l'étape des documents demandés, une relance part, avec l'offre de téléverser au portail ou de planifier un appel. Un jour après la réception, la liste de vérification est passée ; trois jours après l'envoi à valider, on s'assure de l'approbation du client.

Enfin, un dossier qui n'a pas bougé depuis deux semaines remonte à l'écran pour que le professionnel décide : relancer ou mettre en pause. Pour les textos, une demande de documents liée à un mandat en cours n'exige pas de consentement préalable (Loi canadienne anti-pourriel, art. 6(6)b)), alors qu'une promotion en exige un (art. 10(9)a)). Les rappels d'échéance par texto indiquent comment répondre STOP.

Les garde-fous sont non négociables. Leo ne donne aucun conseil fiscal personnalisé : le comptable valide. Il applique les règles de confidentialité du cabinet et ne transmet jamais un document à la mauvaise personne, car chaque client voit seulement son dossier.

Il ne dit pas quoi déclarer, ne tranche aucune question de fond et ne remplace pas le jugement du professionnel. Il prépare, rappelle et classe ; le comptable décide et approuve. Toute question fiscale lui est transmise.

Cinq indicateurs suffisent pour piloter la saison : la part des dossiers complets avant la date interne de remise, le délai moyen entre la demande et la réception des documents, la part des dossiers produits avant leur échéance légale, le taux de lettres de mission signées et le nombre de dossiers bloqués en attente du client depuis quatorze jours ou plus.

Ces mesures décrivent le fonctionnement du cabinet, elles ne promettent aucun résultat. Elles servent à voir où le dossier s'arrête, puis à ajuster la relance ou la charge de travail entre les membres de l'équipe.

Un bon parcours de dossier réduit la poursuite des documents sans toucher au jugement professionnel. Leo prépare et relance ; votre cabinet décide, valide et signe.

Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.

Essayer Orvel gratuitement 7 jours L'agent Leo

• https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/individuals/topics/important-dates-individuals.html
• https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/representative-authorization/how.html
• https://cpaquebec.ca/-/media/docs/membres-cpa/reglementation-profession/code-deontologie/Code_deontologie_CPA_non_officiel.pdf

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