El año de una clínica dental: qué hacer, mes a mes
El ritmo de una clínica dental sigue el de las familias, los seguros y las vacaciones. Este calendario mes a mes le dice cuándo lanzar cada campaña de recordatorio, con la ayuda de un agente como Luna que prepara los mensajes mientras su equipo decide. Los consejos son administrativos: el agente nunca da consejo médico.
Agosto y septiembre: el inicio escolar
Las familias reservan los exámenes y las limpiezas de los niños antes o después del inicio de clases. Los niños menores de 10 años están cubiertos por la RAMQ (el seguro público de salud de Quebec) para varios cuidados; verifique con la RAMQ.
Por hacer: una campaña a las familias para recordar a los niños cuya fecha de recordatorio cae en otoño. El campo «Aseguradora o régimen» prepara la verificación en la recepción.
- Lista de niños cuyo recordatorio cae en otoño.
- Mensaje a las familias por su canal preferido.
- Aseguradora o régimen verificado antes de la visita.
Octubre y noviembre: los seguros se reinician
Muchos planes colectivos funcionan por año civil, y los máximos no utilizados generalmente no se trasladan. Los pacientes quieren, por tanto, usar su cobertura antes de fin de diciembre.
Por hacer: una campaña «Use su cobertura antes de fin de año» a los pacientes con cuidados planificados o atrasados. Mantenga un tono informativo y sin presión, y envíe solo a pacientes con consentimiento registrado.
Diciembre: fin de año y fiestas
Los horarios de diciembre se llenan de golpe, y luego las ausencias y cancelaciones aumentan con las fiestas.
Por hacer: activar la lista de espera para cubrir cancelaciones y enviar los recordatorios dos veces, por ejemplo en la confirmación y luego la víspera. Los pacientes que aceptan ser llamados con poca anticipación son valiosos este mes.
- Lista de espera activa.
- Recordatorios enviados dos veces.
- Política de cancelación visible en la confirmación.
Enero y febrero: un nuevo año de seguro
Los máximos anuales se reinician en enero para la mayoría de los planes, y los pacientes retoman sus citas.
Por hacer: una campaña de recordatorio de higiene a los pacientes atrasados desde el otoño. Luna calcula la fecha del próximo recordatorio según la frecuencia que la clínica fijó para cada paciente, y se crea una tarea de recordatorio en la etapa «Por recordar (seguimiento)».
Marzo y abril: reactivar a los pacientes inactivos
Es un período tranquilo, propicio para contactar a pacientes sin visita desde hace más de 12 meses.
Por hacer: crear la lista de pacientes inactivos y planificar los seguimientos. El mensaje es breve, cordial e incluye un enlace de baja. Un paciente activo no visto en 365 días se señala con una tarea.
Junio y julio: las vacaciones de verano
Los horarios del equipo y de los pacientes varían, y los niños están libres para citas durante el día.
Por hacer: ofrecer horarios diurnos a las familias y planificar los reemplazos del equipo. Recuerde avisar a los pacientes de los cambios de horario por el canal que prefieran.
Hábitos que valen todo el año
Algunos hábitos valen en cualquier momento: responder rápido a las nuevas solicitudes, sobre todo las urgencias, confirmar cada cita, registrar el consentimiento para mensajes de texto y actualizarlo cuando un paciente se da de baja, y revisar cada mes indicadores como la tasa de ausencias y el tiempo de primera respuesta. Estos consejos son generales y no reemplazan el criterio de su equipo clínico.
Las herramientas de la clínica se ajustan a este calendario: una lista de espera para cubrir cancelaciones, un calendario de recordatorios de higiene según la frecuencia elegida, una plantilla de política de cancelación para insertar en la confirmación y un registro de consentimiento para mensajes de texto (fecha, medio y baja). Los cinco indicadores de seguimiento son la tasa de ausencias, las cancelaciones cubiertas, la tasa de recordatorio de higiene, las nuevas solicitudes convertidas y el tiempo de primera respuesta.
Antes de cada envío de la lista, dos verificaciones sencillas: ¿está al día el consentimiento para mensajes de texto y se respeta el canal preferido del paciente? Un paciente que se da de baja no recibe nada más, sin importar la campaña en curso.
El año de una clínica se prepara con campañas de recordatorio alineadas con el inicio escolar, los seguros y las vacaciones. Luna prepara los mensajes; su equipo conserva la decisión y el contacto clínico.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Cuándo lanzar la campaña sobre seguros?
En octubre y noviembre, cuando los pacientes quieren usar su cobertura antes de fin de diciembre. Muchos planes colectivos funcionan por año civil.
¿Por qué reactivar a los inactivos en marzo y abril?
Es un período tranquilo, propicio para contactar a pacientes sin visita desde hace más de 12 meses, sin competir con los períodos de mayor demanda.
¿Puede Luna decirle a un paciente qué cubre su seguro?
No. Prepara la verificación de la recepción a partir de la aseguradora anotada en el expediente, pero no avanza ningún dato de cobertura ni da consejo médico.
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