L'année d'une clinique dentaire : quoi faire, mois par mois
Le rythme d'une clinique dentaire suit celui des familles, des assurances et des vacances. Ce calendrier mois par mois te dit quand lancer quelle campagne de rappel, avec l'aide d'un agent comme Luna qui prépare les messages pendant que ton équipe décide. Les conseils sont administratifs : l'agent ne donne jamais d'avis médical.
Août et septembre : la rentrée scolaire
Les familles réservent les examens et les nettoyages des enfants avant ou après la rentrée. Les enfants de moins de 10 ans sont couverts par la RAMQ pour plusieurs soins ; à vérifier auprès de la RAMQ.
À faire : une campagne aux familles pour rappeler les enfants dont la date de rappel tombe à l'automne. Le champ « Assureur ou régime » prépare la vérification à la réception.
- Liste des enfants dont le rappel tombe à l'automne.
- Message aux familles par leur canal préféré.
- Vérification de l'assureur ou du régime avant la visite.
Octobre et novembre : les régimes d'assurance se réinitialisent
De nombreux régimes collectifs fonctionnent par année civile, et les maximums non utilisés ne se reportent généralement pas. Les patients veulent donc utiliser leur couverture avant la fin décembre.
À faire : une campagne « Utilisez votre couverture avant la fin de l'année » aux patients qui ont des soins planifiés ou en retard. Garde le ton informatif et sans pression, et envoie seulement aux patients dont le consentement est noté.
Décembre : fin d'année et congés
Les plages de décembre se remplissent d'un coup, puis les absences et les annulations montent avec les fêtes.
À faire : activer la liste d'attente pour combler les annulations et envoyer les rappels deux fois, par exemple à la confirmation puis la veille. Les patients qui acceptent d'être appelés à court préavis sont précieux ce mois-là.
- Liste d'attente active.
- Rappels envoyés deux fois.
- Politique d'annulation visible dans la confirmation.
Janvier et février : une nouvelle année d'assurance
Les maximums annuels sont remis à zéro en janvier pour la plupart des régimes, et les patients reprennent leurs rendez-vous.
À faire : une campagne de rappel d'hygiène aux patients échus depuis l'automne. Luna calcule la date du prochain rappel selon la fréquence que la clinique a fixée pour chaque patient, et une tâche de rappel est créée à l'étape « À rappeler (suivi) ».
Mars et avril : relancer les patients inactifs
C'est une période creuse, propice pour joindre les patients sans visite depuis plus de 12 mois.
À faire : créer la liste des patients inactifs et planifier les relances. Le message est court, chaleureux et offre un lien de désabonnement. Un patient actif non vu depuis 365 jours est signalé par une tâche.
Juin et juillet : les vacances d'été
Les horaires de l'équipe et des patients sont variables, et les enfants sont libres pour des rendez-vous en journée.
À faire : proposer des plages de jour aux familles et planifier les remplacements de l'équipe. Pense à prévenir les patients des changements d'horaire par le canal qu'ils préfèrent.
Des gestes qui valent toute l'année
Quelques habitudes valent en tout temps : répondre vite aux nouvelles demandes, surtout les urgences, confirmer chaque rendez-vous, noter le consentement aux textos et le mettre à jour quand un patient se désabonne, et regarder chaque mois les indicateurs comme le taux d'absence et le délai de première réponse. Ces conseils sont généraux et ne remplacent pas le jugement de ton équipe clinique.
Les outils de la clinique s'accordent à ce calendrier : une liste d'attente pour combler les annulations, un calendrier de rappels d'hygiène selon la fréquence choisie, un gabarit de politique d'annulation à insérer dans la confirmation et un registre de consentement aux textos (date, moyen et désabonnement). Les cinq indicateurs de suivi sont le taux d'absence, les annulations comblées, le taux de rappel d'hygiène, les nouvelles demandes converties et le délai de première réponse.
Avant chaque envoi de la liste, deux vérifications simples : le consentement aux textos est-il à jour, et le canal préféré du patient est-il respecté ? Un patient qui se désabonne ne reçoit plus rien, peu importe la campagne en cours.
Une année de clinique se prépare par campagnes de rappel alignées sur la rentrée, les assurances et les vacances. Luna prépare les messages ; ton équipe garde la décision et le contact clinique.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Quand lancer la campagne sur les assurances ?
En octobre et novembre, quand les patients veulent utiliser leur couverture avant la fin décembre. De nombreux régimes collectifs fonctionnent par année civile.
Pourquoi relancer les inactifs en mars et avril ?
C'est une période creuse, propice pour joindre les patients sans visite depuis plus de 12 mois, sans compétition avec les périodes de pointe.
Luna peut-elle dire à un patient ce qui est couvert par son assurance ?
Non. Elle prépare la vérification à la réception à partir de l'assureur noté au dossier, mais elle n'avance aucune donnée de couverture et ne donne aucun avis médical.
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