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Clinique dentaire au Québec : liste de vérification pratique

Utiliser un agent pour les rendez-vous et les rappels touche à la confidentialité, au secret professionnel et aux messages commerciaux. Cette liste transforme les règles clés en vérifications concrètes, avec leur source. C'est de l'information générale, pas un avis juridique : fais confirmer ta situation par ton conseiller.

1. Savoir quelle loi s'applique

La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS) range parmi les organismes du secteur de la santé toute personne qui exploite un cabinet privé de professionnel (annexe II), ce qui vise une clinique où des dentistes exercent à leur compte. La Loi sur le privé, la Loi 25, ne s'applique pas à ces renseignements de santé (art. 3, par. 3°). Le nom ou les coordonnées d'un patient en font partie lorsqu'ils sont accolés à un renseignement de santé ou recueillis en vue de sa prise en charge (LRSSS, art. 2).

Fais confirmer ta situation par ton conseiller : c'est la première vérification de la liste.

Dans la configuration d'Orvel, Luna n'enregistre que des données administratives (rendez-vous, rappels, consentements) et renvoie vers le dossier du logiciel dentaire pour tout le reste.

Situation confirmée par ton conseiller.
Seules les données administratives sont dans la fiche.
Source : https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1

2. Un contrat écrit avec le fournisseur de l'agent

Une clinique peut confier des renseignements à un fournisseur si c'est nécessaire au contrat, mais le contrat doit être écrit et contenir, sous peine de nullité, les clauses de l'article 77 de la LRSSS : mesures de confidentialité, engagement signé par chaque personne qui a accès, avis de toute violation, destruction à la fin du contrat, sous-traitants soumis aux mêmes obligations. Les renseignements restent considérés détenus par la clinique même s'ils sont conservés chez un tiers (art. 5).

Avant de signer, demande-nous par écrit comment nous répondons à chacune de ces clauses.

Contrat écrit signé.
Les clauses de l'article 77 y figurent.
Réponse écrite du fournisseur pour chacune.

3. Ne demander que ce qui sert au rendez-vous

Un organisme ne peut recueillir que les renseignements nécessaires à ses activités (art. 13) et doit informer la personne, en termes simples, de qui recueille et à quelles fins (art. 14). Luna pose les questions de ta fiche d'accueil, pas davantage, et son message d'accueil est écrit avec toi.

Côté vie privée, la loi sur le privé demande aussi de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels, de publier ses coordonnées et d'informer les gens des fins de la collecte. Le tableau de la fiche indique la finalité de chaque champ.

Source : https://www.quebec.ca/nouvelles/actualites/details/loi-25-nouvelles-dispositions-protegeant-la-vie-privee-des-quebecois-certaines-dispositions-entrent-en-vigueur-aujourdhui-43220

4. Le registre des produits technologiques et le registre d'incidents

La LRSSS oblige à inscrire dans un registre tout produit ou service technologique utilisé, et à publier ce registre sur le site de la clinique (art. 107). Luna y figure comme n'importe quel outil d'accueil ou de prise de rendez-vous.

Tout incident de confidentialité doit être consigné dans un registre. Si le risque de préjudice sérieux est présent, il faut aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées. Garde un registre d'incidents, sans y mettre de détails cliniques.

Source : https://www.fasken.com/fr/knowledge/2023/01/a-vos-marques-signalez-le-reglement-sur-les-incidents-de-confidentialite-est-en-vigueur

5. Le secret professionnel et les outils

Le dentiste doit respecter le secret de tout renseignement confidentiel (art. 3.06.01) et prendre les moyens raisonnables à l'égard des personnes qui collaborent avec lui pour le préserver (art. 3.06.03, 3°). Il répond de ses outils. Le Code des professions pose la même règle pour tout professionnel (art. 60.4).

Concrètement : aucun détail clinique dans les textos, accès aux conversations limité aux personnes que tu désignes, et toutes les conversations consultables. Le dossier clinique reste dans le logiciel de la clinique, selon le règlement de l'Ordre des dentistes du Québec.

Aucun détail clinique dans les textos.
Accès limité aux personnes désignées.
Conversations consultables.
Source : https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/tdm/rc/D-3,%20r.%2016/20120901

6. Honoraires, publicité et politique d'annulation

Les explications nécessaires à la compréhension des honoraires reviennent au dentiste (art. 3.08.03) : Luna répond seulement à partir des renseignements que tu lui fournis et passe le relais pour un plan de traitement. Le dentiste ne peut pas utiliser de témoignage d'appui dans sa publicité (art. 3.09.10) : les publications que Luna prépare n'en contiennent pas, et rien n'est publié sans ton approbation.

En cas de désaccord sur un compte, le patient doit d'abord demander la conciliation auprès du syndic de l'Ordre des dentistes du Québec. Pour éviter les litiges, indique clairement la politique d'annulation et les frais de rendez-vous manqué dans la confirmation.

Sources : https://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/fileadmin/gazette/pdf_encrypte/lois_reglements/2019F/70452.pdf et https://www.odq.qc.ca

7. Textos et rappels : la Loi canadienne anti-pourriel

Un message électronique commercial (courriel ou texto) exige le consentement du destinataire, l'identification de l'expéditeur et un mécanisme de désabonnement (LCAP). Un patient qui a acheté un service à la clinique dans les deux dernières années a une relation d'affaires en cours avec elle (art. 10(10)a)) : c'est un consentement tacite pour lui rappeler un nettoyage dû. Chaque message commercial identifie la clinique et offre un moyen de se désabonner (art. 6(2)).

Luna bloque l'envoi de textos sans consentement enregistré et ajoute le désabonnement (STOP) à chaque message. Source : https://crtc.gc.ca/fra/internet/anti/reg.htm

Une loi confirmée, un contrat écrit, un registre à jour, aucun détail clinique dans les messages et des consentements enregistrés : voilà l'essentiel. Reprends cette liste chaque année avec ton conseiller.

Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.

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Questions

Cette liste est-elle un avis juridique ?

Non. C'est de l'information générale tirée de sources officielles. Pour ta clinique, fais confirmer par ton conseiller quelle loi s'applique et comment.

Luna garde-t-elle des renseignements cliniques ?

Non. Elle n'enregistre que des données administratives (rendez-vous, rappels, consentements) et renvoie vers le dossier du logiciel dentaire pour tout le reste.

Que faire en cas d'incident de confidentialité ?

Le consigner dans un registre et, si le risque de préjudice sérieux est présent, aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées.

Sources officielles

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