Salones de belleza en Quebec: lista de verificación práctica
Entre las fichas de clientas, las fotos en Instagram, los recordatorios por texto y las tarjetas de regalo, un salón maneja cada día información personal y mensajes comerciales. Esta lista convierte las reglas aplicables en Quebec en puntos por verificar. Ofrece información general y no constituye asesoría jurídica: para su caso, consulte a la Commission d'accès à l'information (el organismo de protección de datos de Quebec), a su colegio profesional o a un asesor jurídico.
El consentimiento para la información personal
En Quebec, la información personal de una clienta (nombre, datos de contacto, notas, alergias declaradas) solo se usa con un consentimiento manifiesto, libre e informado, dado para fines específicos. La Ley 25 precisa este consentimiento (art. 14). La herramienta de seguimiento debe, por lo tanto, conservar la fuente y la fecha del consentimiento, y limitar los campos sensibles al uso administrativo.
- Cada ficha indica de dónde viene el consentimiento y en qué fecha.
- Los campos sensibles sirven solo para fines administrativos.
- Mia recopila únicamente lo que sirve para la cita (art. 5).
- La clienta puede solicitar el acceso, la corrección o el retiro de su información.
Alergias, piel, embarazo: información sensible
Una información es sensible cuando, por su naturaleza, en particular médica, suscita un alto grado de expectativa razonable de privacidad (art. 12). Usarla para un fin distinto de aquel para el que fue recopilada exige un consentimiento expreso. En la ficha, las alergias se anotan tal como las dice la clienta, como nota administrativa, para que su equipo las relea antes de la cita.
- El agente no da ningún consejo de salud: traspasa el caso a su equipo.
- Las notas de alergia nunca se usan en promociones.
- Para los tratamientos médico-estéticos, el Collège des médecins y la OIIQ (el colegio de enfermeras de Quebec) recuerdan (30 de mayo de 2024) que debe haber una evaluación individual antes del tratamiento, para que se establezca un diagnóstico y un plan de tratamiento.
Fotos de antes y después: primero el consentimiento
Usar la imagen de una persona identificable con fines comerciales requiere su consentimiento: el derecho a la imagen forma parte del derecho a la vida privada del Código Civil de Quebec (art. 35). El Código considera una intromisión el uso de la imagen de una persona para cualquier fin distinto de la información legítima del público (art. 36, 5°). Obtenga el consentimiento escrito de la clienta para cada uso, por ejemplo Instagram y su sitio web.
La ficha tiene un campo «Consentimiento de foto» (no solicitado, sí para redes sociales, sí solo para uso interno, rechazado). Mia no prepara ninguna publicación mientras no sea un sí, y usted aprueba.
- Consentimiento escrito, específico (plataforma permitida) y fechado.
- Posibilidad de retirar el acuerdo en cualquier momento.
- Verificación del consentimiento al día siguiente de cada servicio, antes de toda publicación.
Correos y textos: la ley antispam de Canadá
Los mensajes comerciales electrónicos exigen un consentimiento expreso o tácito válido, la identificación del remitente y un mecanismo de baja que funcione (LCAP, conocida en inglés como CASL). El recordatorio de una cita que la clienta tomó no exige consentimiento previo (art. 6(6)b)). Una invitación a volver o una oferta es una promoción: consentimiento expreso, o tácito para una clienta que le compró un servicio en los últimos dos años (art. 10(9)a) y 10(10)a)). Cada mensaje identifica el salón y ofrece un medio para darse de baja (art. 6(2)).
- Cada plantilla de seguimiento contiene el nombre del salón y la mención para darse de baja.
- Las clientas dadas de baja quedan excluidas de las campañas.
- El texto de cumpleaños se envía con consentimiento para recibir mensajes.
Tarjetas de regalo y paquetes
En Quebec, una tarjeta de regalo o prepagada no puede tener fecha de vencimiento, salvo las excepciones previstas por la ley, en particular para ciertas tarjetas vinculadas a un servicio específico (Office de la protection du consommateur, la oficina de protección del consumidor de la provincia). Por lo tanto, no ponga ninguna fecha de vencimiento por defecto y siga el saldo hasta su uso completo. En los paquetes de tratamientos, siga las sesiones restantes en la ficha.
Clientas menores de 14 años
Las clientas menores de 14 años no pueden consentir solas el uso de su información: el padre, la madre o el tutor debe hacerlo (Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado). Antes de toda foto o mensaje de marketing dirigido a una clienta joven, pida el consentimiento de su padre o madre.
Reseñas en línea e idioma de servicio
Las reglas de Google prohíben ofrecer un beneficio a cambio de una reseña y solicitar reseñas positivas de forma selectiva. La Oficina de Competencia recuerda que una empleada que publica una reseña debe revelar su vínculo con el salón. Pida entonces la reseña a todas las clientas satisfechas, de forma sencilla, sin recompensa.
Las clientas también tienen derecho a ser informadas y atendidas en francés (art. 5 de la Carta de la lengua francesa). Redacte sus mensajes tipo primero en francés.
La mayoría de estas reglas se resuelven dentro de la ficha de la clienta: consentimiento, campos sensibles limitados, baja de mensajes. Mia verifica y prepara; usted aprueba cada publicación y cada campaña.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Esta lista reemplaza una asesoría jurídica?
No. Es información general tomada de fuentes oficiales. Para su caso, consulte a la Commission d'accès à l'information, a su colegio profesional o a un asesor jurídico.
¿Puedo enviar un recordatorio de cita sin consentimiento previo?
Según la ley antispam, el recordatorio de una cita que la clienta tomó no exige consentimiento previo. Una invitación a volver o una oferta es una promoción y requiere consentimiento.
¿Puedo poner fecha de vencimiento a una tarjeta de regalo?
En principio no: una tarjeta de regalo o prepagada no puede tener fecha de vencimiento, salvo las excepciones previstas por la ley, en particular para ciertas tarjetas vinculadas a un servicio específico. Verifique su caso con la Office de la protection du consommateur.
Fuentes oficiales
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