Salon de beauté au Québec : liste de vérification pratique
Entre les fiches de clientes, les photos sur Instagram, les rappels par texto et les cartes-cadeaux, un salon manipule chaque jour des renseignements personnels et des messages commerciaux. Cette liste transforme les règles applicables au Québec en gestes à vérifier. Elle donne de l'information générale et ne constitue pas un avis juridique : pour ton cas, consulte la Commission d'accès à l'information, ton ordre professionnel ou un conseiller juridique.
Le consentement aux renseignements personnels
Au Québec, les renseignements personnels d'une cliente (nom, coordonnées, notes, allergies déclarées) ne s'utilisent qu'avec un consentement manifeste, libre et éclairé, donné pour des fins précises. La Loi 25 précise ce consentement (art. 14). L'outil de suivi doit donc garder la source et la date du consentement, et limiter les champs sensibles à l'administratif.
- Chaque fiche indique d'où vient le consentement et à quelle date.
- Les champs sensibles servent à l'administratif seulement.
- Mia ne recueille que ce qui sert au rendez-vous (art. 5).
- La cliente peut demander l'accès, la correction ou le retrait de ses renseignements.
Allergies, peau, grossesse : des renseignements sensibles
Un renseignement est sensible lorsque, de par sa nature notamment médicale, il suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée (art. 12). L'utiliser à une autre fin que celle pour laquelle il a été recueilli exige un consentement exprès. Dans la fiche, les allergies sont notées telles que dites par la cliente, comme note administrative, pour que ton équipe les relise avant le rendez-vous.
- Aucun avis de santé n'est donné par l'agent : il passe le relais à ton équipe.
- Les notes d'allergie ne servent jamais aux promotions.
- Pour les soins médicoesthétiques, le Collège des médecins et l'OIIQ rappellent (30 mai 2024) qu'une évaluation individuelle doit précéder le traitement, afin qu'un diagnostic soit posé et qu'un plan de traitement soit établi.
Photos avant/après : le consentement d'abord
Utiliser l'image d'une personne identifiable à des fins commerciales demande son consentement : le droit à l'image fait partie du droit à la vie privée du Code civil du Québec (art. 35). Le Code considère comme une atteinte le fait d'utiliser l'image d'une personne à toute autre fin que l'information légitime du public (art. 36, 5°). Obtiens le consentement écrit de la cliente pour chaque usage, par exemple Instagram et ton site.
La fiche a un champ « Consentement photo » (non demandé, oui pour les réseaux sociaux, oui pour usage interne seulement, refusé). Mia ne prépare aucune publication tant qu'il n'est pas à oui, et c'est toi qui approuves.
- Consentement écrit, précis (plateforme permise) et daté.
- Possibilité de retirer l'accord à tout moment.
- Vérification du consentement le lendemain de chaque soin, avant toute publication.
Courriels et textos : la Loi anti-pourriel
Les messages commerciaux électroniques demandent un consentement exprès ou tacite valide, l'identification de l'expéditeur et un mécanisme de désabonnement fonctionnel (LCAP). Le rappel d'un rendez-vous pris par la cliente n'exige pas de consentement préalable (art. 6(6)b)). Une invitation à revenir ou une offre est une promotion : consentement exprès, ou tacite pour une cliente qui t'a acheté un service dans les deux dernières années (art. 10(9)a) et 10(10)a)). Chaque message identifie le salon et offre un moyen de se désabonner (art. 6(2)).
- Chaque modèle de relance contient le nom du salon et le désabonnement.
- Les clientes désabonnées sont exclues des campagnes.
- Le souhait d'anniversaire par texto se fait avec consentement aux messages.
Cartes-cadeaux et forfaits
Au Québec, une carte-cadeau ou carte prépayée ne peut pas avoir de date d'expiration, sauf exceptions prévues à la loi, notamment pour certaines cartes liées à un service précis (Office de la protection du consommateur). Ne mets donc aucune date d'expiration par défaut et suis le solde jusqu'à l'utilisation complète. Pour les forfaits de soins, suis les séances restantes dans la fiche.
Les clientes de moins de 14 ans
Les clientes de moins de 14 ans ne peuvent pas consentir seules à l'utilisation de leurs renseignements : le parent ou le tuteur doit le faire (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé). Avant toute photo ou tout message de marketing visant une jeune cliente, demande le consentement du parent.
Avis en ligne et langue de service
Les règles de Google interdisent d'offrir un avantage en échange d'un avis et de solliciter des avis positifs de façon sélective. Le Bureau de la concurrence rappelle qu'une employée qui publie un avis doit divulguer son lien avec le salon. Demande donc l'avis à toutes les clientes satisfaites, simplement, sans récompense.
Les clientes ont aussi le droit d'être informées et servies en français (art. 5 de la Charte de la langue française). Rédige tes messages types d'abord en français.
La plupart de ces règles se règlent dans la fiche de la cliente : consentement, champs sensibles limités, désabonnement. Mia vérifie et prépare; c'est toi qui approuves chaque publication et chaque campagne.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Cette liste remplace-t-elle un avis juridique?
Non. C'est de l'information générale tirée de sources officielles. Pour ton cas, consulte la Commission d'accès à l'information, ton ordre professionnel ou un conseiller juridique.
Puis-je envoyer un rappel de rendez-vous sans consentement préalable?
Le rappel d'un rendez-vous pris par la cliente n'exige pas de consentement préalable selon la loi anti-pourriel. Une invitation à revenir ou une offre est une promotion et demande un consentement.
Puis-je mettre une date d'expiration sur une carte-cadeau?
En principe non : une carte-cadeau ou prépayée ne peut pas avoir de date d'expiration, sauf exceptions prévues à la loi, notamment pour certaines cartes liées à un service précis. Vérifie ton cas auprès de l'Office de la protection du consommateur.
Sources officielles
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