Ventas en Quebec: lista práctica de verificación legal
Prospectar, dar seguimiento y conservar datos de clientes en Quebec conlleva reglas precisas. Esta lista convierte las seis reglas que aplica Victor en acciones concretas, cada una con su fuente oficial. Se trata de información general, no de asesoría jurídica: haga validar su situación por una persona calificada.
Antes de empezar: qué es esta lista y qué no es
Esta lista resume reglas que afectan sobre todo a los equipos de ventas: los mensajes comerciales electrónicos, la protección de los datos personales y el idioma de las ofertas. Cada regla remite a un organismo o texto oficial que usted mismo puede consultar.
No es asesoría jurídica. Las leyes cambian y su situación es única. Victor es un asistente que prepara y da seguimiento: aplica los ajustes que usted define, pero su empresa sigue siendo responsable de lo que envía. Ante cualquier duda, consulte a un asesor jurídico.
Recuerde, por último, el reparto de roles: Victor prepara y da seguimiento según sus reglas, pero no firma ningún contrato ni promete ningún precio fuera de ellas. Las decisiones de cumplimiento siguen siendo humanas.
1. Consentimiento antes de cualquier mensaje comercial
Un mensaje electrónico comercial exige el consentimiento del destinatario, según la Ley canadiense contra el correo no deseado (CASL, conocida en francés como LCAP). Ese consentimiento puede ser expreso o implícito en casos precisos, como una relación comercial existente. El texto de la ley está disponible en el sitio de Justice Canada.
En Orvel, el campo de consentimiento es obligatorio antes de una secuencia de correos: la herramienta bloquea el envío sin un consentimiento válido y conserva la prueba. Este detalle importa, porque corresponde al remitente probar el consentimiento.
- ¿Está completo el campo de consentimiento de cada contacto antes de una secuencia?
- ¿Sabe si el consentimiento es expreso o implícito?
- ¿Se conserva la prueba del consentimiento en la ficha?
2. Identificar al remitente en cada mensaje
Todo mensaje comercial debe identificar al remitente y proporcionar sus datos de contacto. La guía del CRTC (la Comisión canadiense de radiodifusión y telecomunicaciones) explica esta obligación.
En Orvel, cada plantilla de mensaje añade automáticamente el nombre de la empresa y sus datos de contacto en la firma. Aun así, verifique que esa información esté al día antes de lanzar una campaña.
- ¿Aparece el nombre de la empresa en cada mensaje?
- ¿Son exactos los datos de contacto de la firma?
3. Una baja sencilla y rápida
Es obligatorio un mecanismo de baja sencillo y gratuito. La solicitud debe tramitarse a más tardar en 10 días hábiles. La fuente oficial es, nuevamente, la guía del CRTC.
En Orvel, cada mensaje incluye un enlace de baja; una solicitud retira la cuenta de los envíos y la inscribe en el registro. Para su equipo, el reflejo es sencillo: una solicitud de baja recibida por teléfono o por correo también debe anotarse sin demora.
- ¿Contiene cada mensaje un enlace de baja?
- ¿Alguien revisa el registro de bajas?
- ¿Se registran las solicitudes recibidas fuera de la herramienta?
4. Vigilar el vencimiento del consentimiento implícito
El consentimiento implícito basado en una relación comercial vence. Por ejemplo, puede caducar 2 años después de una compra o 6 meses después de una consulta. Corresponde al remitente probar el consentimiento. El sitio del gobierno federal Combattez le pourriel (Fightspam) detalla estas nociones.
En Orvel, la herramienta calcula la fecha de vencimiento del consentimiento y le avisa antes de que llegue. En un lead inactivo, esto evita escribir a alguien cuyo consentimiento venció; antes de retomar el contacto, verifique en qué situación está su consentimiento.
- ¿Conoce la fecha de vencimiento del consentimiento de sus leads inactivos?
- ¿Sabe cómo verificar el consentimiento antes de retomar el contacto con un lead inactivo?
5. Ley 25: proteger los datos personales de los prospectos
La Ley 25 obliga a la empresa a proteger los datos personales, a designar a un responsable y a llevar un registro de los incidentes de confidencialidad. La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI, la autoridad de acceso a la información y protección de datos de Quebec) publica información para las empresas, y el gobierno de Quebec anunció la entrada en vigor de las nuevas disposiciones.
En Orvel dispone de un registro de accesos a los expedientes, de la exportación y eliminación de un contacto a solicitud, y de un recordatorio sobre el responsable de la protección. Son herramientas: la designación de ese responsable y el registro de incidentes siguen siendo decisiones de su empresa.
- ¿Hay un responsable de la protección de datos designado?
- ¿Lleva un registro de incidentes de confidencialidad?
- ¿Puede exportar o eliminar un contacto a solicitud?
6. Ofertas disponibles en francés
Las ofertas y documentos comerciales dirigidos a clientes en Quebec deben estar disponibles en francés, según la Carta de la lengua francesa. La Office québécois de la langue française (OQLF, la oficina de la lengua francesa de Quebec) es el organismo de referencia.
En Orvel, las plantillas están en francés de forma predeterminada y el idioma de la cuenta se anota en la ficha. Antes de enviar una oferta, asegúrese de que el documento adjunto también exista en francés.
- ¿Está disponible en francés la oferta adjunta?
- ¿Está anotado en la ficha el idioma preferido del cliente?
El cumplimiento se juega en acciones simples y repetidas: consentimiento, identificación, baja, protección de datos personales y ofertas en francés. Con Orvel, Victor le ayuda a aplicarlas, pero la decisión final sigue siendo suya.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Esta lista reemplaza la asesoría jurídica?
No. Es información general extraída de fuentes oficiales. Para validar su situación, consulte a un asesor jurídico o al organismo correspondiente.
¿Qué ocurre si un contacto no ha dado su consentimiento?
En Orvel, la herramienta bloquea el envío de una secuencia de correos sin consentimiento válido. Entonces puede procurar obtener ese consentimiento antes de continuar.
¿De cuánto tiempo dispongo para tramitar una baja?
Según la guía del CRTC, la solicitud debe tramitarse a más tardar en 10 días hábiles. En la herramienta, la solicitud retira la cuenta de los envíos y la inscribe en el registro.
Fuentes oficiales
- https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/E-1.6/
- https://crtc.gc.ca/fra/com500/guide.htm
- https://fightspam.gc.ca/eic/site/030.nsf/fra/h_00000.html
- https://www.cai.gouv.qc.ca/entreprises/
- https://www.quebec.ca/nouvelles/actualites/details/entree-en-vigueur-des-nouvelles-dispositions-de-la-loi-25-50723
- https://www.cfib-fcei.ca/fr/ressources/conformite-reglementaire/loi-canadienne-anti-pourriel-lcap-en-quoi-concerne-t-elle-votre
- https://www.oqlf.gouv.qc.ca/
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