L'année d'un hébergeur : quoi faire, mois par mois
L'achalandage d'un hébergement varie fortement au fil de l'année : hiver, printemps tranquille, été chargé, automne de plein air, fêtes. Ce calendrier suit les saisons mois par mois et propose, pour chacune, des actions concrètes que vous pouvez confier en partie à Alma, l'assistante d'Orvel, tout en gardant la décision.
Comment utiliser ce calendrier
Les périodes ci-dessous sont des repères généraux. Elles sont à vérifier selon votre région et votre type d'établissement : un camping, une auberge de montagne et un hôtel de ville n'ont pas le même rythme. Adaptez chaque période à vos propres données de réservation.
Alma prépare et relance : réponses rapides, rappels, demandes d'avis, relances d'anciens clients. Votre équipe fixe les tarifs, les règles et les offres, et approuve ce qui part. Ce guide est de l'information générale, sans promesse de résultat.
Janvier à mars : relâche et saison hivernale
Pour les établissements près des pistes ou des sentiers hivernaux, la période des congés scolaires et de la relâche remplit vite. À vérifier selon votre région et votre type d'établissement.
L'action recommandée : relancer les anciens clients et publier les disponibilités tôt. Quand tout est complet, tenez une liste d'attente par dates pour proposer les annulations au prochain client intéressé.
- Publiez vos disponibilités avant que la demande n'arrive.
- Relancez les anciens clients consentants.
- Gardez une liste d'attente pour les périodes complètes.
Avril et mai : la période creuse du printemps
Pour beaucoup d'établissements, le printemps est plus tranquille avant l'ouverture de la saison estivale. C'est le moment de remplir les semaines creuses.
Les actions : offres hors saison, forfaits de fin de semaine, et accueil de groupes ou de réunions. Les offres hors saison ne partent qu'aux clients qui ont consenti aux messages commerciaux, avec un lien de désabonnement. Pour les groupes, Alma recueille le nombre de personnes, les dates et leur flexibilité, puis passe le relais à votre équipe.
- Forfaits de fin de semaine pour les semaines creuses.
- Réunions et groupes : fiche avec nombre de personnes, bloc d'unités, dates flexibles et acompte.
- Offres hors saison aux clients consentants seulement.
Juin à août : la haute saison estivale
Vacances, festivals et campings : la demande arrive de partout, souvent tard le soir et la fin de semaine. Un délai de réponse trop long envoie le client vers une plateforme en ligne.
Les actions : répondre vite, pousser la réservation directe, demander l'acompte et garder une liste d'attente pour les annulations. Notez la source de chaque réservation pour distinguer le direct de ce qui coûte une commission. En pleine saison, pensez aussi à vérifier que votre numéro d'enregistrement paraît dans vos annonces.
Septembre et octobre : le feuillage d'automne
L'automne attire une clientèle de fin de semaine et de plein air dans plusieurs régions. La demande est souvent plus étalée qu'en été.
Les actions : lancer des forfaits d'automne et relancer les clients de l'an dernier avant la saison, en rappelant ce qu'ils ont aimé de leur séjour. N'oubliez pas la demande d'avis neutre envoyée à tous les clients après leur séjour : c'est un bon moment pour la rendre systématique, sans avantage promis en échange.
- Forfaits d'automne annoncés tôt.
- Relance des clients de l'an dernier avant la saison.
- Demande d'avis neutre après chaque séjour.
Novembre et décembre : les fêtes et les cartes-cadeaux
Les séjours des fêtes se réservent tôt, et les cartes-cadeaux de séjour se vendent avant Noël.
Les actions : une campagne de réservation des fêtes auprès des anciens clients consentants, et la promotion des cartes-cadeaux. C'est aussi un bon moment pour faire le bilan de l'année : part des réservations directes, demandes restées sans réponse, anciens clients revenus dans les 60 jours suivant une relance.
Tout au long de l'année : les rituels qui ne changent pas
Quelques gestes valent pour tous les mois. Vérifiez l'échéance de votre attestation d'enregistrement avant qu'elle n'arrive. Mettez à jour vos tarifs et vos conditions d'annulation avant chaque saison. Relisez vos modèles de messages pour qu'ils restent clairs et à jour.
Passez aussi en revue les arrivées de la semaine et les demandes en attente. Ces repères simples vous disent où concentrer vos efforts, et ils laissent à votre équipe le temps de s'occuper de l'accueil.
Un calendrier clair aide à agir au bon moment, saison après saison. Les périodes sont des repères généraux à adapter à votre établissement, sans promesse de résultat.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Quand commencer à relancer les anciens clients ?
Avant la saison visée : l'hiver, l'automne et les fêtes demandent d'écrire tôt. Seuls les clients qui ont consenti aux messages commerciaux reçoivent ces relances.
Que faire quand tout est complet ?
Garder une liste d'attente par dates pour proposer une annulation au prochain client intéressé, plutôt que de laisser partir la demande.
Alma peut-elle ajuster mes tarifs selon la saison ?
Non. Alma n'utilise que les tarifs et les règles que vous avez réglés. Les changements de tarif et d'offre restent votre décision.
On en parle 15 minutes ?
Un expert Zenitech te rappelle sous 24 h pour voir ce qu'Orvel peut faire dans ta journée. Aucune obligation.