Agent IA pour entrepreneurs : de la demande au contrat
Dans la construction et la rénovation, une demande non rappelée est un contrat perdu. Ce guide suit un projet de la première demande jusqu'au suivi après livraison et montre ce qu'Atlas, l'agent d'Orvel pour la construction et la rénovation, prépare et relance, et ce qui reste toujours entre les mains de votre équipe.
Le problème : le client choisit celui qui rappelle en premier
Une urgence (fuite, panne de chauffage, panne électrique) arrive le soir ou la fin de semaine : il faut une réponse tout de suite, avec la ville, la nature du problème et des photos, sinon le client appelle le prochain. Les soumissions, elles, partent puis tombent dans le vide : sans relance planifiée, le client choisit l'entrepreneur qui rappelle en premier.
S'ajoutent des visites d'estimation qui se perdent dans les agendas et les déplacements, des changements en cours de chantier qui tournent au litige s'ils ne sont pas approuvés par écrit, et un paiement par étapes qui doit suivre l'avancement réel. Un agent qui tient ce fil libère l'équipe pour le travail de terrain.
Le parcours en huit étapes
Atlas suit chaque dossier de chantier dans un entonnoir où chaque étape déclenche une tâche ou un message préparé.
- Demande : accusé de réception, et vérification immédiate s'il s'agit d'une urgence.
- Qualifiée : type de travaux, ville, budget visé et échéance, sans promettre de prix.
- Visite d'estimation : visite planifiée, regroupée par secteur, confirmée la veille.
- Soumission envoyée : votre soumission part, puis les relances commencent.
- Contrat signé : contrat et acompte vérifiés avant de commander les matériaux.
- Permis et planification : permis municipal, matériaux et intervenants.
- Chantier : points d'avancement et avenants approuvés par écrit.
- Livré et suivi : dernière visite, facture finale et demande d'avis.
Les messages types
Dès la demande, un courriel accuse réception, annonce qu'on communiquera bientôt pour planifier une visite si nécessaire et invite à appeler directement en cas d'urgence. Avant la visite, un texto confirme la date et l'heure et demande d'assurer l'accès aux lieux. La soumission détaille les travaux inclus, les matériaux et l'échéancier ; le prix confirmé est celui qui figure à la soumission et au contrat.
Après la signature, un courriel explique les prochaines étapes : validation des permis requis, planification des matériaux et des intervenants, confirmation de la date de début. Au début du chantier, un texto annonce l'arrivée de l'équipe. En cas de changement, un courriel décrit la modification, son effet sur le prix et l'échéancier, et précise qu'aucun changement ne sera fait sans approbation écrite. Les modèles portent votre numéro de licence RBQ ou votre logo.
Les relances : quand et comment
Une urgence se rappelle dans l'heure. La veille d'une visite, on confirme et on rappelle d'avoir accès aux lieux. Deux jours après la visite, la soumission est préparée pendant que la visite est fraîche. Trois jours après l'envoi, première relance ; après dix jours sans réponse, deuxième relance, avec l'offre d'en discuter par téléphone.
Un jour après la signature, on vérifie que le contrat et l'acompte convenu sont bien au dossier avant de commander les matériaux. Deux jours après l'entrée à l'étape permis, on vérifie auprès de la municipalité si un permis est requis. En chantier, sans nouvelles depuis sept jours, un point d'avancement est donné et les changements à mettre en avenant sont notés. Sept jours après la livraison, on vérifie la satisfaction, on envoie la facture finale et on demande un avis.
Ce qu'Atlas ne fait jamais
Atlas ne s'engage jamais sur un prix sans votre estimation. Le budget visé n'est qu'une indication du client, pas un prix promis. Une urgence dangereuse est dirigée vers le 911, avant tout le reste.
Atlas passe aussi le relais à votre équipe pour une plainte ou un problème de chantier, et il n'approuve jamais un avenant à la place du client. L'agent prépare et relance ; votre équipe estime, signe et décide.
Mesurer ce qui compte
Cinq indicateurs aident à piloter : le taux de signature (dossiers à Contrat signé divisés par dossiers à Soumission envoyée), les soumissions en attente depuis plus de sept jours, le délai de réponse aux urgences (entre la création d'un dossier « Urgence 24/7 » et le premier contact), la valeur moyenne d'un contrat, avenants inclus, et le nombre de chantiers en cours avec les avenants approuvés.
Ces mesures décrivent le fonctionnement de l'entreprise ; elles ne promettent aucun résultat. Elles servent à voir où les projets s'arrêtent, puis à ajuster la relance.
Un parcours bien tenu évite les soumissions oubliées et les litiges de fin de chantier. Atlas prépare et relance ; votre équipe estime, signe et décide.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Atlas peut-il me donner un prix pour mes travaux ?
Non. Atlas ne s'engage jamais sur un prix sans l'estimation de l'entrepreneur. Il qualifie la demande, planifie la visite et envoie la soumission préparée par l'équipe.
Que fait Atlas pour une urgence dangereuse ?
Il dirige vers le 911. Pour les autres urgences (fuite, panne), le rappel doit se faire dans l'heure par votre équipe.
Atlas peut-il modifier le contrat en cours de chantier ?
Non. Tout changement devient un avenant écrit, approuvé par le client avant d'être exécuté. Atlas prépare la demande ; il ne l'approuve pas.
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