Comment un agent IA gère l'accueil d'un cabinet de A à Z
Dans un cabinet d'avocats ou une étude de notaires, une bonne partie du temps part dans l'accueil : noter les noms, vérifier les conflits, planifier, relancer la convention d'honoraires. Voici le parcours complet d'un dossier avec Max, l'assistant IA d'Orvel pour les avocats et les notaires. Max accueille, recueille et relance; le professionnel décide et donne tous les avis.
Le rôle de Max : de l'accueil, jamais d'avis juridique
Le Barreau du Québec écrit que l'IA générative peut améliorer l'accueil des clientèles, nouvelles ou potentielles, « sans remplacer les conseils juridiques ». Le notaire qui s'adresse au public doit d'ailleurs souligner la généralité ou la limite des informations transmises (art. 67 du code de déontologie des notaires).
Le message d'accueil de Max dit donc qu'il est l'assistant IA du cabinet et qu'il ne donne pas d'avis. Quand on lui demande quoi faire, il propose la consultation. Après les heures, il peut répondre, noter la demande et proposer un moment dans le calendrier du bon avocat ou notaire.
Étape 1 : la demande reçue, sans détails sensibles
Une demande arrive par téléphone, courriel ou formulaire, souvent sans les informations de base : domaine, nom des autres parties, coordonnées. Max les demande, et seulement celles-là. Le message d'accueil invite aussi à éviter d'envoyer des détails sensibles par courriel avant la première rencontre, pour protéger la confidentialité.
Si la demande reste sans suite pendant sept jours, une tâche de rappel est créée pour que quelqu'un du cabinet rappelle la personne.
Étape 2 : la vérification des conflits d'intérêts
Avant toute consultation, il faut vérifier les conflits d'intérêts : l'avocat évite toute situation de conflit, évaluée à l'égard de tous les clients du cabinet (art. 71 et 72); le notaire aussi (art. 30). Max recueille les noms complets des personnes ou entreprises concernées et le domaine, avant toute autre question, et rien de plus.
La vérification elle-même reste à ton équipe. Une tâche est créée pour que quelqu'un la fasse dans le système du cabinet et coche « conflits vérifiés ». Max ne confirme la consultation qu'après cette vérification, si c'est ta règle, et la trace datée protège le cabinet.
- Les noms, le domaine, rien d'autre à cette étape.
- Une vérification faite par ton équipe, avec une trace datée.
- Aucune consultation confirmée avant la vérification, si c'est ta règle.
Étape 3 : les faits et les documents
Max envoie la liste des documents à fournir : pièces d'identité, documents que la personne juge pertinents, tout document officiel reçu à ce sujet. Elle peut les transmettre par le portail sécurisé ou les apporter à la rencontre. Trois jours plus tard, Max vérifie si les documents sont arrivés et relance au besoin.
Max recueille des faits administratifs; il ne les analyse pas et ne les qualifie pas juridiquement. Le résumé qu'il prépare pour le professionnel reprend ce qui a été fourni, rien de plus.
Étape 4 : la consultation et la convention d'honoraires
Max propose un moment dans l'agenda, envoie la confirmation avec la liste des documents à apporter et, la veille, un rappel par texto qui permet d'annuler ou de déplacer. Les rendez-vous manqués coûtent cher en temps de professionnel.
Pour les honoraires, l'avocat fournit les explications nécessaires à leur compréhension (art. 100) et le notaire prévient le client du coût approximatif (art. 51). Max répond selon ta grille; l'estimation d'un dossier précis reste au professionnel. Quand la convention d'honoraires est prête, il relance pour la signature trois jours plus tard.
Étape 5 : le dossier actif et sa fermeture
Les échéances au dossier (prescription, audience, signature) sont inscrites par le professionnel; Max n'en calcule et n'en interprète aucune. Il demande à valider avec le professionnel la prochaine échéance et envoie des rappels de dates déjà inscrites. Pour un notaire, une étape rappelle l'inscription aux registres après la signature de l'acte.
Quatorze jours après la fermeture, Max prépare un message de fin de dossier. Il peut demander si la personne accepte de donner son avis sur le cabinet; garde en tête que ni l'avocat (art. 145) ni le notaire (art. 70) ne peuvent utiliser de témoignage d'appui dans leur publicité.
Ce que Max ne fait jamais
Max ne donne aucun avis juridique, ne vérifie pas seul les conflits, ne calcule aucune échéance, ne tient aucune comptabilité en fidéicommis et n'envoie rien sans ton approbation. Si une demande est refusée par l'agent seul, par exemple hors de tes domaines, la personne doit en être informée et pouvoir parler à quelqu'un du cabinet (Loi 25, art. 12.1).
Un accueil bien rodé fait gagner du temps au cabinet et clarifie les prochaines étapes pour le client. Max prépare et relance; l'avocat ou le notaire conseille et décide.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Max peut-il dire à un client s'il a une bonne cause?
Non. Max ne donne jamais d'avis juridique. Il propose la consultation avec le professionnel.
Qui vérifie les conflits d'intérêts?
Ton équipe. Max recueille les noms des parties et le domaine; la vérification reste au cabinet et laisse une trace datée.
Max peut-il estimer mes honoraires pour un dossier précis?
Il répond selon ta grille d'honoraires. L'estimation d'un dossier précis reste au professionnel.
On en parle 15 minutes ?
Un expert Zenitech te rappelle sous 24 h pour voir ce qu'Orvel peut faire dans ta journée. Aucune obligation.