L'année d'un avocat ou d'un notaire : quoi faire, mois par mois
Même si chaque dossier est unique, la demande d'un cabinet d'avocats ou d'une étude de notaires suit des rythmes : planification après les fêtes, ventes immobilières du printemps, déménagements du 1er juillet, rentrée, documents de fin d'année. Voici une année complète, mois par mois, avec ce que Max, l'assistant IA d'Orvel, peut préparer. Max accueille et relance; le professionnel décide, approuve et donne tout avis.
Janvier et février : la planification après les fêtes
Au début de l'année, beaucoup de gens règlent leurs affaires personnelles : séparation, planification successorale. L'action utile : une campagne d'information générale sur les rendez-vous de planification, sans avis juridique.
Max prépare le contenu, qui reste informatif : il n'y a ni promesse de résultat ni témoignage d'appui, puisque ni l'avocat ni le notaire ne peuvent en utiliser dans leur publicité. Le professionnel approuve chaque message avant l'envoi. Les infolettres ne partent qu'aux contacts dont le consentement est noté, avec un lien de désabonnement.
- Une campagne d'information générale, sans avis juridique.
- Une approbation du professionnel avant chaque envoi.
- Un consentement noté pour chaque destinataire.
Mars, avril et mai : la saison des ventes immobilières
Le printemps est la saison forte du marché immobilier : achats et ventes chez le notaire. L'action : rappeler aux contacts immobiliers de réserver tôt la signature de leur acte.
C'est aussi une période où les demandes se multiplient. Max accueille chaque demande en prenant seulement les noms et le domaine pour la vérification des conflits, planifie les consultations dans le calendrier du bon notaire et envoie la liste des documents à apporter. Pour le notaire, l'inscription aux registres après la signature de l'acte reste une tâche manuelle de l'équipe.
Juin et juillet : les déménagements du 1er juillet
Le 1er juillet est la grande journée de déménagement au Québec, avec des ventes et des changements de vie. L'action : un rappel aux clients concernés de mettre à jour leurs coordonnées au dossier.
Max prépare ce rappel et met à jour les coordonnées sur demande du client. Pour un message de ce type, rappelle-toi que la confirmation d'un rendez-vous convenu n'exige pas de consentement, mais qu'une promotion en demande un.
Juillet et août : vacances et disponibilités
Les absences d'été changent les disponibilités des professionnels. L'action : prévoir les remplaçants et planifier les rendez-vous avant les vacances.
Max peut offrir des plages selon les agendas de ceux qui sont présents, et signaler à l'équipe les demandes qui attendent. Une règle simple aide : chaque dossier actif a une personne désignée, même pendant les congés, parce que les échéances inscrites au dossier continuent de courir. Max n'en calcule aucune, il rappelle seulement celles que le professionnel a inscrites.
Septembre et octobre : rentrée et événements de vie
La rentrée est un moment où les gens relancent leurs projets : incorporation, achat, séparation. L'action : une campagne d'information sur les services du cabinet.
Cette campagne présente les domaines de pratique du cabinet, sans conseil et sans promesse. Max aide à répondre aux premières questions de façon générale et propose la consultation quand la personne demande quoi faire. Si une demande tombe hors de tes domaines, l'agent doit informer la personne et lui permettre d'en parler à quelqu'un du cabinet.
Novembre et décembre : la planification de fin d'année
Avant les fêtes, les familles pensent à leurs documents : testament, mandat de protection. L'action : un message de rappel général d'actualisation des documents, sans conseil juridique.
Le message invite simplement à communiquer avec le cabinet pour faire le point. En décembre, profite d'un moment plus calme pour relire tes indicateurs : demandes reçues par semaine, taux de consultation, taux de mandat, délai de réponse initiale, dossiers actifs par professionnel. Prépare aussi janvier : modèles de messages, listes de documents et calendrier des vacances de l'année suivante.
Un calendrier simple permet d'anticiper les périodes chargées et de garder l'accueil fluide. Max prépare et relance, mais le professionnel garde la main sur chaque message et chaque avis.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Quand envoyer une campagne d'information?
Selon nos données : janvier et février pour la planification, septembre et octobre à la rentrée, novembre et décembre pour la mise à jour des documents. Chaque envoi doit être approuvé et respecter le consentement.
Max peut-il dire aux gens quoi faire pour leur testament?
Non. Max ne donne jamais d'avis juridique. Les rappels sont généraux, et quand on lui demande quoi faire, il propose la consultation.
Que fait Max pendant les vacances de l'équipe?
Il accueille les demandes, recueille les noms et propose des plages selon les agendas disponibles. Les décisions et la vérification des conflits restent à ton équipe.
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