Avocat ou notaire au Québec : liste de vérification pratique

L'avocat assure la confidentialité de tous les renseignements sur les affaires d'un client (Code de déontologie des avocats, art. 60); le notaire est tenu au secret professionnel (Code de déontologie des notaires, art. 35). Selon le guide du Barreau du Québec, le simple fait d'entrer des informations protégées dans un système d'IA ouvert, accessible au public, constitue une violation.

• Demande à tout fournisseur où vont les conversations et si elles servent à entraîner un modèle.
• Ne consigne dans l'outil de suivi que de l'administratif, jamais des faits sensibles.
• Invite les gens à ne pas envoyer de détails sensibles par courriel avant la première rencontre.

L'avocat évite toute situation de conflit d'intérêts, évaluée à l'égard de tous les clients du cabinet (art. 71 et 72); le notaire aussi (art. 30). Sans trace datée de la vérification, le cabinet est exposé.

• Recueille les noms des parties et le domaine avant toute autre question, et rien de plus.
• Fais faire la vérification par ton équipe et note la date.
• Ne confirme la consultation qu'après la vérification, si c'est ta règle. Max suit cette règle.

Le Barreau écrit que l'IA générative peut améliorer l'accueil, « sans remplacer les conseils juridiques ». Le notaire qui s'adresse au public doit souligner la généralité ou la limite des informations transmises (art. 67). Sur les honoraires, l'avocat fournit les explications nécessaires à leur compréhension (art. 100) et le notaire prévient le client du coût approximatif, en évitant de le fixer sans connaître tous les éléments (art. 51). La convention d'honoraires ou la lettre de mandat devrait être signée avant le début du travail.

• Fais dire à l'assistant qu'il est un assistant IA et qu'il ne donne pas d'avis.
• Fais répondre selon ta grille; l'estimation d'un dossier précis reste au professionnel.
• Relance la signature de la convention avant de commencer le travail.

Ni l'avocat (art. 145) ni le notaire (art. 70) ne peuvent utiliser de témoignage d'appui dans leur publicité. La publicité et le nom du cabinet sont aussi encadrés par les codes de déontologie des avocats et des notaires. Les capsules d'information générale que Max prépare n'en contiennent pas, restent informatives, sans promesse de résultat ni avis juridique, et rien n'est publié sans ton approbation.

• Fais approuver chaque message par le professionnel avant l'envoi.
• Évite promesses de résultat et témoignages dans tes contenus.

Un cabinet ne recueille que ce qui est nécessaire (art. 5) et informe la personne des fins et de ses droits (art. 8). Confier des renseignements à un fournisseur exige un contrat écrit qui prévoit les mesures de confidentialité (art. 18.3); un nouveau système qui touche des renseignements personnels demande une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 3.3), et une communication hors du Québec aussi (art. 17). La loi impose aussi un responsable de la protection des renseignements personnels, un registre des incidents de confidentialité et le consentement pour la collecte. Si l'agent refuse seul une demande, par exemple hors de tes domaines, l'article 12.1 exige d'en informer la personne et de lui permettre d'en parler à quelqu'un du cabinet.

• Fais afficher le consentement dans chaque formulaire.
• Tiens le registre des incidents et publie le responsable.
• Prévois toujours un humain à qui parler.

Selon la Loi canadienne anti-pourriel, la confirmation d'un rendez-vous déjà convenu n'exige pas de consentement (art. 6(6)b)), et une demande faite dans les six derniers mois crée un consentement tacite pour la relance (art. 10(9)a) et 10(10)e)). Chaque message commercial identifie le cabinet et offre un moyen de se désabonner (art. 6(2)). Les infolettres ne s'envoient qu'aux contacts dont le consentement est noté.

Les fonds en fidéicommis doivent être déposés dans un compte en fidéicommis, dans les conditions du Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats. Aucune comptabilité n'a sa place dans l'outil de suivi; il peut seulement rappeler qu'une provision a été demandée. Les échéances au dossier sont inscrites par le professionnel, et l'outil n'en calcule aucune. Le notaire doit tenir un dossier pour chaque client et inscrire testaments et mandats aux registres de la Chambre des notaires : une étape le rappelle après la signature de l'acte, mais la tâche reste manuelle.

Les règles se retrouvent dans quelques gestes répétables : peu de renseignements, vérification faite par l'équipe, rien d'envoyé sans approbation. Max accueille et relance; la décision et la responsabilité restent au professionnel.

Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.

Essayer Orvel gratuitement 7 jours L'agent Max

• https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/B-1,%20r.%203.1
• https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/B-1,%20r.%2010
• https://barreau.qc.ca/media/2ayb5mkn/guide-devoirs-obligations-deontologiques.pdf
• https://cms.barreau.qc.ca/media/5tqplrdy/convention-honoraires-annotee.pdf
• https://www.cnq.org/
• https://www.cai.gouv.qc.ca/entreprises/
• https://crtc.gc.ca/fra/internet/anti.htm

• Comment un agent IA gère l'accueil d'un cabinet de A à Z
• L'année d'un avocat ou d'un notaire : quoi faire, mois par mois