Agence web : un mandat géré de A à Z avec un agent IA
Dans une agence web ou de marketing numérique, un mandat passe par huit étapes, et c'est souvent entre deux d'entre elles que le temps se perd. Ce guide suit le parcours tel que Maya, l'agent d'Orvel pour les agences, le prépare : demande, brief, proposition, lancement, production, approbation, livraison, suivi. Maya prépare et relance; votre équipe décide, approuve et signe.
Où une agence perd du temps
Les demandes arrivent par le site, les réseaux sociaux, le courriel et les recommandations, souvent avec peu d'information. Sans brief clair (services voulus, budget mensuel, échéancier, canaux), l'équipe perd des heures en allers-retours avant même la proposition. Plus loin dans la chaîne, une approbation en retard bloque tout le reste, y compris les pigistes.
Les étapes suivies sont : Demande, Brief, Proposition envoyée, Mandat signé, Production, Approbation, Livré, Suivi et renouvellement. À chacune correspondent une tâche et un message type.
Demande et brief : un premier contact utile
Dès qu'un dossier est créé, la règle de premier contact demande de répondre dans la journée. Maya envoie un accusé de réception par texto qui pose trois questions : quels services, quel budget mensuel approximatif et pour quand.
Au stade du brief, un courriel pose les questions de fond : qui sont les clients idéaux, quels objectifs pour les 6 à 12 prochains mois, quels canaux sont déjà utilisés, qui approuve les livrables et quelle est l'échéance. Il propose aussi d'en discuter au téléphone. Les réponses alimentent le dossier de mandat.
Proposition et relances : une question utile, pas un simple rappel
Votre équipe rédige la proposition. Le message qui l'accompagne précise les livrables, l'échéancier, les honoraires, ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas, ainsi que le nombre de révisions prévues. Il indique que rien n'est lancé tant que la proposition n'est pas acceptée.
Trois jours plus tard, une tâche de relance se crée : des questions? Maya propose un appel de 15 minutes pour revoir la proposition ensemble. Si le dossier reste sans réponse pendant sept jours, la consigne change : appeler plutôt qu'écrire, et demander ce qui bloque (budget, moment, décideur).
Mandat signé : le lancement et les accès
À la signature, Maya prépare le courriel de bienvenue et planifie la rencontre de lancement. Il manque presque toujours quelque chose : accès au site, à l'outil d'analyse, à la Search Console, aux comptes publicitaires et aux réseaux sociaux, logo et fichiers de marque.
Les accès se demandent par accès délégué, avec des instructions. Le message précise de ne jamais transmettre un mot de passe par courriel. Maya ne demande ni ne conserve jamais de mot de passe; le dossier note seulement l'état des accès.
Production et approbation : traquer le retard
Pendant la production, le dossier indique qui a quel livrable (équipe ou pigiste), pour quel client et pour quelle date. À l'étape Approbation, si le dossier reste sans réponse pendant trois jours, Maya prépare un rappel qui redit l'échéancier et demande une réponse d'ici une date précise. Elle suggère aussi de prévenir le pigiste si la date glisse.
Maya ne publie rien au nom d'un client sans son approbation. Tout contenu destiné à être publié passe d'abord par la validation du client, puis par la vôtre.
Livraison, rapports et renouvellement
À la livraison, une tâche prépare la facture, remet les fichiers et les accès livrés et confirme ce qui est inclus. Un suivi de paiement est prévu au bout de 30 jours, avec un rappel courtois si nécessaire. Trois semaines après la livraison, une tâche propose de demander un témoignage; rien n'est publié sans l'accord écrit du client.
En suivi, Maya prépare chaque mois le rapport (résultats, travaux faits, prochaines étapes), le fait relire, puis l'envoie. Elle surveille aussi la date de renouvellement : si elle tombe dans les 60 prochains jours, elle prépare le bilan et la proposition de suite.
Ce que Maya ne fait jamais
Maya ne promet jamais un résultat, un classement ni un prix hors de vos règles. Elle ne publie rien sans approbation et ne garde aucun mot de passe. Pour une plainte, un litige ou une négociation, elle passe le relais à une personne.
C'est un assistant qui prépare, relance et garde la trace. Les décisions et les engagements restent humains.
Un parcours en huit étapes, avec des relances au bon moment, évite que les mandats dorment dans une boîte de réception. Maya garde le fil; votre équipe garde les décisions.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Maya peut-elle promettre un classement ou un résultat à un client?
Non. Elle ne promet jamais un résultat, un classement ni un prix hors de vos règles.
Comment les accès aux comptes du client sont-ils obtenus?
Par accès délégué, avec des instructions. Maya ne demande ni ne conserve jamais de mot de passe, et le message demande au client de ne jamais en envoyer par courriel.
Que fait Maya quand une approbation traîne?
Après trois jours sans réponse, elle prépare un rappel qui redit l'échéancier et suggère de prévenir le pigiste si la date glisse.
Autres guides pour ce métier
On en parle 15 minutes ?
Un expert Zenitech te rappelle sous 24 h pour voir ce qu'Orvel peut faire dans ta journée. Aucune obligation.