Agencia web: un mandato gestionado de la A a la Z con un agente de IA
En una agencia web o de marketing digital, un mandato pasa por ocho etapas, y con frecuencia el tiempo se pierde entre dos de ellas. Esta guía sigue el recorrido tal como lo prepara Maya, el agente de Orvel para agencias: solicitud, brief, propuesta, inicio, producción, aprobación, entrega y seguimiento. Maya prepara y da seguimiento; su equipo decide, aprueba y firma.
Dónde pierde tiempo una agencia
Las solicitudes llegan por el sitio web, las redes sociales, el correo y las recomendaciones, a menudo con poca información. Sin un brief claro (servicios deseados, presupuesto mensual, cronograma, canales), el equipo pierde horas en idas y vueltas antes incluso de la propuesta. Más adelante en la cadena, una aprobación tardía bloquea todo lo demás, incluidos los freelancers.
Las etapas son: Solicitud, Brief, Propuesta enviada, Mandato firmado, Producción, Aprobación, Entregado, Seguimiento y renovación. A cada una le corresponden una tarea y un mensaje tipo.
Solicitud y brief: un primer contacto útil
En cuanto se crea una ficha, la regla de primer contacto pide responder el mismo día. Maya envía un texto de acuse de recibo con tres preguntas: qué servicios, qué presupuesto mensual aproximado y para cuándo.
En la etapa del brief, un correo plantea las preguntas de fondo: quiénes son los clientes ideales, cuáles son los objetivos de los próximos 6 a 12 meses, qué canales ya se usan, quién aprueba los entregables y cuál es la fecha límite. También propone conversar por teléfono. Las respuestas alimentan el expediente del mandato.
Propuesta y seguimientos: una pregunta útil, no un simple recordatorio
Su equipo redacta la propuesta. El mensaje que la acompaña precisa los entregables, el cronograma, los honorarios, lo que está incluido y lo que no, así como el número de revisiones previstas. Indica que nada comienza hasta que la propuesta sea aceptada.
Tres días después se crea una tarea de seguimiento: ¿tiene preguntas? Maya sugiere una llamada de 15 minutos para revisar juntos la propuesta. Si el expediente pasa siete días sin respuesta, la consigna cambia: llamar en lugar de escribir y preguntar qué lo detiene (presupuesto, momento, quien decide).
Mandato firmado: inicio y accesos
Al firmarse, Maya prepara el correo de bienvenida y programa la reunión de inicio. Casi siempre falta algo: acceso al sitio, a la herramienta de analítica, a Search Console, a las cuentas publicitarias y de redes sociales, el logotipo y los archivos de marca.
Los accesos se piden mediante acceso delegado, con instrucciones. El mensaje indica no enviar nunca una contraseña por correo. Maya jamás solicita ni conserva una contraseña; el expediente solo registra el estado de los accesos.
Producción y aprobación: seguir los retrasos
Durante la producción, el expediente indica quién tiene cada entregable (equipo o freelancer), para qué cliente y para qué fecha. En la etapa de Aprobación, si el expediente pasa tres días sin respuesta, Maya prepara un recordatorio que reitera el cronograma y pide una respuesta antes de una fecha precisa. También sugiere avisar al freelancer si la fecha se desplaza.
Maya no publica nada en nombre de un cliente sin su aprobación. Todo contenido destinado a publicarse pasa primero por la validación del cliente y luego por la suya.
Entrega, informes y renovación
En la entrega, una tarea prepara la factura, entrega los archivos y accesos y confirma lo que está incluido. Se prevé un control de pago a los 30 días, con un recordatorio cortés si hace falta. Tres semanas después de la entrega, una tarea sugiere pedir un testimonio; nada se publica sin el acuerdo escrito del cliente.
En el seguimiento, Maya prepara cada mes el informe (resultados, trabajos realizados, próximos pasos), lo hace revisar y luego lo envía. También vigila la fecha de renovación: si cae en los próximos 60 días, prepara el balance y la propuesta de continuación.
Lo que Maya nunca hace
Maya nunca promete un resultado, una posición en buscadores ni un precio fuera de sus reglas. No publica nada sin aprobación y no conserva ninguna contraseña. Ante una queja, un litigio o una negociación, transfiere el caso a una persona.
Es un asistente que prepara, da seguimiento y conserva el registro. Las decisiones y los compromisos siguen siendo humanos.
Un recorrido de ocho etapas, con seguimientos en el momento adecuado, evita que los mandatos duerman en una bandeja de entrada. Maya mantiene el hilo; su equipo conserva las decisiones.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Puede Maya prometer a un cliente una posición o un resultado?
No. Nunca promete un resultado, una posición en buscadores ni un precio fuera de sus reglas.
¿Cómo se obtienen los accesos a las cuentas del cliente?
Mediante acceso delegado, con instrucciones. Maya jamás solicita ni conserva una contraseña, y el mensaje pide al cliente no enviar ninguna por correo.
¿Qué hace Maya cuando una aprobación se retrasa?
Tras tres días sin respuesta, prepara un recordatorio que reitera el cronograma y sugiere avisar al freelancer si la fecha se desplaza.
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