El año de una agencia web: qué hacer, mes a mes
Una agencia web tiene sus temporadas, igual que sus clientes: presupuestos a comienzos de año, campañas de primavera, desaceleración del verano, el pico de noviembre y los balances de diciembre. Este calendario recorre seis períodos e indica, para cada uno, el motivo y la acción. Maya prepara seguimientos, informes y listas; su equipo decide y aprueba.
Enero y febrero: los presupuestos de marketing del año
Muchas empresas definen sus presupuestos y objetivos a comienzos de año, lo que reabre las conversaciones sobre mandatos.
La acción: dar seguimiento a las propuestas sin respuesta, presentar los balances del año pasado y proponer mandatos recurrentes. Maya enumera las propuestas pendientes y prepara los seguimientos; si un expediente lleva siete días dormido, la consigna es llamar en lugar de escribir y preguntar qué lo detiene: presupuesto, momento o quien decide.
De marzo a mayo: preparar la temporada alta
Muchos comercios y empresas de servicios preparan sus campañas de primavera y verano.
La acción: planificar con los clientes las campañas publicitarias y los contenidos de temporada antes de que empiece el pico. Un consejo genérico: construya desde el principio el calendario de entregables y aprobaciones por cliente y por freelancer, para detectar pronto las semanas sobrecargadas.
Junio y julio: el ritmo del verano
La disponibilidad de clientes y freelancers suele variar durante las vacaciones: las aprobaciones pueden retrasarse.
La acción: pedir las aprobaciones por adelantado, confirmar las vacaciones de los freelancers y aprovechar el tiempo para rediseños de sitios web. Maya recuerda la aprobación y el cronograma tras tres días sin respuesta y sugiere avisar al freelancer si la fecha se desplaza, algo valioso cuando todos toman vacaciones por turnos.
Agosto y septiembre: el regreso y los presupuestos de otoño
El regreso marca la reanudación de la actividad y, a menudo, nuevos presupuestos de fin de año.
La acción: contactar a los clientes dormidos, proponer campañas de regreso y preparar temprano el período de fiestas. Si escribe a prospectos o a antiguos clientes, asegúrese de contar con su consentimiento, con identificación y enlace de baja, conforme a la ley canadiense antispam: https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/E-1.6/.
Octubre y noviembre: el pico del comercio
Los comercios concentran sus campañas alrededor del Viernes Negro y las fiestas, y los presupuestos publicitarios suelen ser más altos en esa época.
La acción: cerrar los calendarios de campañas, los visuales y las aprobaciones antes de mediados de noviembre. Verifique también las licencias de las imágenes, tipografías y músicas usadas en los visuales, ya que una licencia puede limitar el uso en publicidad (duración, territorio, modificación); véase https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/C-42/. Maya nunca afirma que un elemento es libre de derechos sin prueba.
Diciembre: balances de fin de año y renovaciones
Los clientes hacen el balance de su año y deciden la continuidad de sus mandatos.
La acción: enviar los balances anuales, presentar las propuestas de renovación y pedir testimonios, con el acuerdo escrito del cliente antes de publicar nada. Maya vigila las fechas de renovación y prepara el balance cuando un vencimiento cae en los próximos 60 días. Aproveche para ordenar sus expedientes: conserve solo lo que sirve a los mandatos, conforme a la Ley 25 (https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/).
Todo el año: las citas que no cambian
Algunas tareas no dependen de las temporadas. Cada mes debe prepararse, revisarse y enviarse el informe de cada cliente (resultados, trabajos realizados, próximos pasos). Cada mandato recurrente merece un seguimiento de facturas y una alerta antes de la fecha de renovación.
Un consejo genérico: fije una reunión de equipo breve y regular para repasar los expedientes sin actividad, y vigile las aprobaciones atrasadas, la primera causa de desvío de los cronogramas.
Conocer las temporadas de sus clientes permite proponer el mandato adecuado en el momento adecuado. Maya lleva el calendario, los seguimientos y los informes; su equipo conserva la estrategia y las aprobaciones.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Cuándo dar seguimiento a las propuestas sin respuesta?
Enero y febrero suelen reabrir las conversaciones sobre mandatos, ya que las empresas definen sus presupuestos a comienzos de año. Tras siete días sin respuesta, es mejor llamar que escribir.
¿Cómo limitar los retrasos de aprobación en verano?
Pida las aprobaciones por adelantado y confirme las vacaciones de los freelancers. Maya recuerda el cronograma tras tres días sin respuesta.
¿Cuándo cerrar las campañas de fin de año?
Los calendarios de campañas, los visuales y las aprobaciones deberían cerrarse antes de mediados de noviembre, antes del pico del Viernes Negro y las fiestas.
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