L'année d'une agence web : quoi faire, mois par mois
Une agence web a ses saisons, tout comme ses clients : budgets en début d'année, campagnes du printemps, ralentissement de l'été, pointe de novembre, bilans de décembre. Ce calendrier suit six périodes et indique pour chacune le pourquoi et l'action à poser. Maya prépare relances, rapports et listes; votre équipe décide et approuve.
Janvier et février : les budgets de marketing de l'année
Beaucoup d'entreprises arrêtent leurs budgets et leurs objectifs en début d'année, ce qui rouvre les discussions de mandats.
L'action : relancer les propositions restées sans réponse, présenter les bilans de l'an dernier et proposer des mandats récurrents. Maya liste les propositions en attente et prépare les relances; si un dossier dort depuis sept jours, la consigne est d'appeler plutôt que d'écrire et de demander ce qui bloque : budget, moment ou décideur.
De mars à mai : préparer la saison forte
Plusieurs commerces et entreprises de services préparent leurs campagnes du printemps et de l'été.
L'action : planifier les campagnes publicitaires et les contenus de saison avec les clients, avant le début de la pointe. Conseil générique : bâtissez le calendrier des livrables et des approbations par client et par pigiste dès le départ, afin de repérer tôt les semaines trop chargées.
Juin et juillet : le rythme d'été
Les disponibilités des clients et des pigistes varient souvent durant les vacances : les approbations peuvent traîner.
L'action : demander les approbations d'avance, confirmer les vacances des pigistes et profiter du temps pour les refontes de sites. Maya rappelle l'approbation et l'échéancier après trois jours sans réponse et suggère de prévenir le pigiste si la date glisse, ce qui est précieux quand tout le monde est en congé à tour de rôle.
Août et septembre : la rentrée et les budgets d'automne
La rentrée marque la reprise de l'activité et souvent de nouveaux budgets de fin d'année.
L'action : relancer les clients dormants, proposer des campagnes de rentrée et préparer tôt la période des fêtes. Si vous écrivez à des prospects ou à d'anciens clients, assurez-vous de leur consentement, avec identification et lien de désabonnement, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel : https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/E-1.6/.
Octobre et novembre : la pointe du commerce
Les commerces concentrent leurs campagnes autour du Vendredi fou et des fêtes, et les budgets publicitaires y sont souvent plus élevés.
L'action : verrouiller les calendriers de campagnes, les visuels et les approbations avant la mi-novembre. Vérifiez aussi les licences des images, polices et musiques utilisées dans les visuels, car une licence peut limiter l'usage en publicité (durée, territoire, modification); voir https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/C-42/. Maya n'affirme jamais qu'un élément est libre de droits sans preuve.
Décembre : bilans de fin d'année et renouvellements
Les clients font le point sur leur année et décident de la suite de leurs mandats.
L'action : envoyer les bilans annuels, présenter les propositions de renouvellement et demander les témoignages, avec l'accord écrit du client avant toute publication. Maya surveille les dates de renouvellement et prépare le bilan quand une échéance tombe dans les 60 prochains jours. Profitez-en pour faire le ménage dans vos dossiers : ne gardez que ce qui sert aux mandats, conformément à la Loi 25 (https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/).
Toute l'année : les rendez-vous qui ne changent pas
Certaines tâches ne dépendent pas des saisons. Chaque mois, le rapport de chaque client (résultats, travaux faits, prochaines étapes) doit être préparé, relu, puis envoyé. Chaque mandat récurrent mérite un suivi de facture et une alerte avant la date de renouvellement.
Un conseil générique : fixez une réunion d'équipe courte et régulière pour passer en revue les dossiers sans activité, et gardez à l'œil les approbations en retard, la première cause de dérapage des échéanciers.
Connaître les saisons de ses clients permet de proposer le bon mandat au bon moment. Maya garde le calendrier, les relances et les rapports; votre équipe garde la stratégie et les approbations.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Quand relancer les propositions restées sans réponse?
Janvier et février rouvrent souvent les discussions de mandats, puisque les entreprises arrêtent leurs budgets en début d'année. Après sept jours sans réponse, le mieux est d'appeler plutôt qu'écrire.
Comment limiter les retards d'approbation en été?
Demandez les approbations d'avance et confirmez les vacances des pigistes. Maya rappelle l'échéancier après trois jours sans réponse.
Quand verrouiller les campagnes de fin d'année?
Les calendriers de campagnes, les visuels et les approbations devraient être verrouillés avant la mi-novembre, avant la pointe du Vendredi fou et des fêtes.
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