L'année d'une entreprise de services TI : mois par mois
L'année d'une entreprise de services TI suit le rythme de ses clients : budgets en début d'année, fin d'année fiscale, vacances d'été, puis rentrée. Ce calendrier relie chaque période à ce qui se passe chez les clients et à ce qu'il faut faire. Neo, l'agent d'Orvel, prépare les rappels et les relances; ton équipe décide et intervient.
Janvier et février : budgets et renouvellements
Plusieurs entreprises revoient leurs budgets au début de l'année, et les contrats de soutien qui arrivent à échéance se discutent à ce moment. C'est la période idéale pour regarder l'ensemble de ton portefeuille de contrats.
L'action recommandée est de passer en revue les contrats à renouveler dans les trois prochains mois et de proposer un point à chaque client. Neo t'aide avec le tableau des renouvellements des 90 prochains jours, qui affiche la date et le niveau de service de chaque contrat. À l'étape Renouvellement, il prépare la proposition pour ton responsable de compte, et le courriel au client propose de faire le point sur ses besoins et le niveau de service qui lui convient pour la prochaine période.
- Lister les contrats qui arrivent à échéance dans les trois prochains mois.
- Vérifier le niveau de service de chaque client avant l'appel.
- Planifier un point avec chaque client concerné.
Novembre à mars : la fin d'année fiscale de tes clients
La fin de l'année fiscale de tes clients (souvent décembre ou mars, selon l'entreprise) est un moment où ils achètent du matériel et planifient leurs projets. Cette période chevauche celle des budgets : la fenêtre est large et mérite un suivi régulier.
L'action est de relancer les soumissions en attente et de proposer un diagnostic aux clients dont le parc vieillit. Neo relance chaque soumission environ trois jours après l'envoi, sans pression, puis crée une tâche si dix jours passent sans réponse : rappeler ou classer le dossier. Les occasions notées pendant le soutien (postes à remplacer, sécurité du courriel, infonuagique) sont alors un bon point de départ pour une conversation, et l'offre ne part que selon tes règles et avec un lien de désabonnement.
- Relire les soumissions sans réponse et décider de les rappeler ou de les classer.
- Revoir les occasions additionnelles notées dans les fiches.
- Offrir un diagnostic aux clients dont le parc vieillit.
Juin à août : les vacances d'été
Les équipes sont réduites et les clients partent en vacances : les mises à jour et les migrations se planifient avant ou après. Une intervention improvisée au mauvais moment peut tomber sans personne pour la recevoir.
L'action est de planifier à l'avance les interventions et de prévoir qui couvre la garde. Neo continue de trier les demandes : il vérifie le contrat, ouvre le ticket et alerte le technicien de garde. Il ne pose aucun diagnostic, donc la qualité de la couverture dépend de la personne désignée. Pense aussi aux rappels de vérification des sauvegardes et des mises à jour, qui reviennent après 90 jours sans vérification.
- Établir le calendrier de garde avant les premières absences.
- Planifier les mises à jour et les migrations avant ou après les vacances.
- Communiquer aux clients les dates de couverture réduite.
Août et septembre : la rentrée
La rentrée est le moment où plusieurs entreprises relancent leurs projets et où les écoles et les organismes revoient leurs outils. C'est souvent là que d'anciennes conversations reprennent.
L'action est une campagne aux soumissions en attente et aux anciens clients de projets. Neo prépare les messages à partir de tes modèles; ton équipe choisit la liste et valide le contenu. Les envois partent seulement vers des personnes consentantes, avec un moyen de se désabonner.
- Reprendre les soumissions restées en attente depuis l'été.
- Contacter les anciens clients de projets.
- Valider le message de campagne avant l'envoi.
Avril, mai et octobre : le travail de fond
Les sources ne rattachent pas de rappel saisonnier particulier à ces mois, ce qui en fait de bonnes périodes pour le travail de fond, sur le plan général. Profites-en pour mettre de l'ordre dans tes fiches : parc résumé à jour, niveau de service exact, date de renouvellement inscrite, contact technique chez le client.
Neo s'appuie sur ces champs pour déclencher ses rappels : sans date de renouvellement ni date de dernière vérification des sauvegardes, il ne peut pas alerter au bon moment. Un nettoyage régulier rend donc tout le reste plus fiable.
- Vérifier que chaque client a une date de renouvellement.
- Mettre à jour la date de la dernière vérification des sauvegardes.
- Confirmer le contact technique de chaque client.
Des indicateurs à suivre toute l'année
Quelle que soit la saison, cinq indicateurs aident à garder le cap : les demandes ouvertes, le taux de réponse aux soumissions, les soumissions en attente, les renouvellements à venir et les clients à vérifier (dernière vérification des sauvegardes de plus de 90 jours). Ils décrivent l'état de ton portefeuille, sans rien promettre sur les résultats.
Ce calendrier est un repère pratique, pas un avis juridique. Pour les règles qui encadrent tes messages et les renseignements de tes clients, consulte ton conseiller juridique.
Budgets au début de l'année, fin d'année fiscale, vacances d'été et rentrée : chaque période a son action. Neo garde les rappels à jour, et ton équipe garde la relation avec les clients.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Quand revoir les contrats à renouveler ?
Au début de l'année, en janvier et février, quand plusieurs entreprises revoient leurs budgets. Passe en revue les contrats qui arrivent à échéance dans les trois prochains mois et propose un point à chaque client.
Que faire pendant les vacances d'été ?
Planifier à l'avance les mises à jour et les migrations, et désigner qui couvre la garde. Neo continue de trier les demandes et d'alerter le technicien de garde.
Pourquoi relancer les soumissions à l'automne et en fin d'année ?
Parce que la rentrée et la fin d'année fiscale de tes clients sont des moments où ils relancent leurs projets, achètent du matériel et planifient. Neo relance sans pression, et ton équipe décide de la suite.
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