Cómo un agente de IA gestiona el catering de principio a fin
Una solicitud de catering llega por el sitio web, Facebook, mensaje de texto o teléfono, y con frecuencia se pierde entre dos servicios. Este es el recorrido completo, desde la primera respuesta hasta el cliente que regresa, con Kai, el asistente de IA de Orvel para restaurantes y servicios de catering. Kai prepara y da seguimiento; usted decide y aprueba.
Un solo lugar para todas las solicitudes
Las solicitudes de catering y de grupo llegan por varias vías: el sitio web, Facebook, los mensajes de texto, el teléfono. Sin un punto central, una solicitud puede quedar sin respuesta durante un servicio ocupado. Kai las reúne en un solo expediente por cliente, con la conversación, la fecha, el número de personas y la ocasión.
También puede responder las preguntas habituales (menú, horarios, estacionamiento) y, cuando nadie puede contestar el teléfono en pleno servicio, tomar la reserva según su capacidad y sus reglas de reservación, confirmarla por mensaje de texto y registrarla en el expediente. Ante una queja, traspasa la conversación a su equipo.
Paso 1: la solicitud recibida y la primera respuesta
En cuanto se crea un expediente, la regla prevista es responder el mismo día. Kai prepara el acuse de recibo: agradece y luego pide la fecha, el número de personas, el lugar y las alergias o restricciones que deban anotarse. Desde ese primer mensaje aclara que esa información queda registrada en el expediente, pero que la cocina no puede garantizar la ausencia total de un alérgeno.
El campo «tipo de solicitud» orienta lo que sigue: una reserva de mesa se confirma rápido, mientras que un catering o una boda pasa por una cotización. Los datos recopilados (fecha, hora del servicio, lugar, ocasión, presupuesto indicado) alimentan después la cotización, la agenda y el seguimiento del año siguiente.
- Responder dentro del día, con solo las preguntas útiles.
- Anotar las alergias tal como fueron declaradas, sin interpretarlas.
- No adivinar nunca el presupuesto: pedirlo o tomarlo tal como se indicó.
Paso 2: la cotización de catering y sus seguimientos
Una cotización depende del número de personas, la fecha, el lugar, el paquete y los extras. En lugar de rehacerla a mano cada vez, Kai prepara el borrador: paquete elegido, cantidades, entrega y condiciones del anticipo. Usted la revisa, la ajusta y la envía.
Tres días después de que el expediente pasa a la etapa de cotización, se crea una tarea de seguimiento: ¿tuvo el cliente tiempo de revisar la cotización, tiene preguntas sobre el paquete? El mensaje tipo es breve y ofrece ajustar el menú. Si la cotización queda sin respuesta durante siete días, Kai prepara un último seguimiento cortés que pregunta si la fecha sigue vigente; sin respuesta, la fecha se libera para otros clientes.
Paso 3: el anticipo, la confirmación y la hoja de ejecución
Cuando el anticipo se marca como recibido, Kai prepara el correo que confirma la fecha reservada y anuncia un contacto aproximadamente una semana antes del evento. También propone bloquear la fecha en el calendario y preparar la hoja de ejecución: menú, hora, lugar, número de personas, alergias declaradas y contacto en el lugar. Esa hoja mantiene alineados a la cocina, al servicio y a la entrega.
La política de anticipo y de cancelación se inserta en la cotización y en la confirmación, y la aceptación del cliente se conserva en el expediente. Una semana antes, Kai pide el número final de personas, las alergias que deban anotarse y el saldo pendiente. Luego, un recordatorio de reserva por mensaje de texto invita al cliente a confirmar o a avisar de un cambio.
Alergias: lo que Kai nunca hace
Kai nunca dice que un platillo está libre de alérgenos. Solo su cocina conoce sus recetas y sus riesgos de contaminación cruzada. Cuando un cliente pregunta, Kai traslada la pregunta a su equipo y el cliente recibe la respuesta de su equipo.
La alergia declarada es un campo sensible: sirve para preparar la comida, no para enviar promociones. Cada cotización y cada confirmación recuerdan que no se puede garantizar la ausencia de un alérgeno.
Después del evento: reseñas y clientes recurrentes
Dos días después del evento, Kai prepara un agradecimiento con una solicitud de reseña en Google. El mensaje es neutro: sin regalos ni descuentos a cambio, y la solicitud se envía a todos los clientes, no solo a los satisfechos. Usted la aprueba antes del envío, y Kai redacta un borrador de respuesta para cada reseña, incluidas las negativas.
Para los clientes recurrentes, una regla identifica a quienes no han tenido noticias suyas desde hace unos 330 días y propone escribirles para repetir el mismo tipo de evento antes de que se llenen las fechas. Ese mensaje es promocional: solo se prepara si el consentimiento del cliente es válido, y cada mensaje identifica a su empresa y ofrece una forma de darse de baja.
El recorrido pasa por siete etapas, de la solicitud al cliente recurrente, y Kai se encarga de los seguimientos repetitivos para que su equipo conserve su tiempo para la cocina y el servicio. Las alergias, las quejas y las decisiones permanecen en manos de su equipo.
Información general, no asesoría jurídica. Verifique con su colegio profesional o la fuente oficial.
Preguntas
¿Puede Kai enviar una cotización sin mi aprobación?
No. Kai prepara el borrador y los mensajes; usted los revisa, los ajusta y los aprueba. Las decisiones sobre precio, menú y fecha son suyas.
¿Qué hace Kai si un cliente pregunta si un platillo no contiene cacahuates?
Nunca responde que el platillo está libre de alérgenos. Traslada la pregunta a su equipo, que conoce sus recetas y sus riesgos de contaminación cruzada, y el cliente recibe la respuesta de su equipo.
¿Kai da seguimiento a todos mis clientes anteriores?
No. El seguimiento del año pasado es una promoción: solo se prepara si hay un consentimiento válido registrado en el expediente, con su empresa identificada y una forma de darse de baja.
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