Comment un agent IA gère les demandes de traiteur de A à Z
Une demande de traiteur arrive par le site, Facebook, texto ou téléphone, et se perd souvent entre deux services. Voici le parcours complet, de la première réponse au client qui revient, avec Kai, l'assistant IA d'Orvel pour les restaurants et les traiteurs. Kai prépare et relance; c'est toi qui décides et qui approuves.
Un seul endroit pour toutes les demandes
Les demandes de traiteur et de groupe arrivent par plusieurs portes : le site, Facebook, les textos, le téléphone. Sans point central, une demande peut rester sans réponse pendant un service chargé. Kai les regroupe dans un seul dossier par client, avec la conversation, la date, le nombre de personnes et l'occasion.
Il peut aussi répondre aux questions courantes (menu, heures, stationnement) et, quand personne ne peut décrocher en plein service, prendre la réservation selon ta capacité et tes règles de réservation, la confirmer par texto et l'inscrire au dossier. Pour une plainte, il passe le relais à ton équipe.
Étape 1 : la demande reçue et la première réponse
Dès qu'un dossier est créé, la règle prévue est de répondre le jour même. Kai prépare l'accusé de réception : il remercie, puis demande la date, le nombre de personnes, le lieu et les allergies ou restrictions à noter. Il précise dès ce premier message que ces informations sont inscrites au dossier, mais que la cuisine ne peut pas garantir l'absence totale d'un allergène.
Le champ « type de demande » oriente la suite : une réservation de table se confirme vite, un traiteur ou un mariage passe par un devis. Les champs recueillis (date, heure de service, lieu, occasion, budget indiqué) servent ensuite au devis, à l'agenda et à la relance de l'an prochain.
- Répondre dans la journée, avec les questions utiles seulement.
- Noter les allergies telles que déclarées, sans les interpréter.
- Ne jamais deviner le budget : le demander ou le prendre tel qu'indiqué.
Étape 2 : le devis traiteur et ses relances
Un devis dépend du nombre de personnes, de la date, du lieu, du forfait et des extras. Au lieu de le refaire à la main chaque fois, Kai prépare le brouillon : forfait choisi, quantité, livraison et modalités de l'acompte. Tu relis, tu ajustes, tu envoies.
Trois jours après le passage au devis, une tâche de relance se crée : as-tu eu le temps de regarder le devis, des questions sur le forfait? Le message type est court et propose d'ajuster le menu. Si le devis reste sans réponse pendant sept jours, Kai prépare un dernier suivi courtois, qui demande si la date est toujours voulue; sans réponse, la date est libérée pour d'autres clients.
Étape 3 : l'acompte, la confirmation et la fiche d'exécution
Quand l'acompte est marqué reçu, Kai prépare le courriel qui confirme la date réservée et annonce un suivi environ une semaine avant l'événement. Il propose aussi de bloquer la date au calendrier et de préparer la fiche d'exécution : menu, heure, lieu, nombre de personnes, allergies déclarées et contact sur place. Cette fiche aligne la cuisine, le service et la livraison.
La politique d'acompte et d'annulation est insérée dans le devis et la confirmation, et l'acceptation du client est gardée au dossier. Une semaine avant, Kai demande le nombre final de personnes, les allergies à noter et le solde à payer. Un rappel de réservation par texto invite ensuite le client à confirmer ou à signaler un changement.
Allergies : ce que Kai ne fait jamais
Kai ne dit jamais qu'un plat est sans allergène. Seule ta cuisine connaît ses recettes et ses risques de contamination croisée. Quand un client pose la question, Kai la transmet à ton équipe et le client reçoit la réponse de ton équipe.
L'allergie déclarée est un champ sensible : elle sert à préparer le repas, pas à envoyer des promotions. Chaque devis et chaque confirmation rappelle que l'absence d'un allergène ne peut pas être garantie.
Après l'événement : avis et clients récurrents
Deux jours après l'événement, Kai prépare un remerciement avec une demande d'avis Google. Le message est neutre : aucun cadeau ni rabais en échange, et la demande va à tous les clients, pas seulement aux satisfaits. Tu approuves avant l'envoi, et Kai propose un brouillon de réponse à chaque avis, y compris les négatifs.
Pour les clients récurrents, une règle repère ceux qui n'ont pas eu de nouvelles depuis environ 330 jours et propose d'écrire pour reprendre le même type d'événement avant que les dates se remplissent. Cette relance est commerciale : elle n'est préparée que si le consentement du client est valide, et chaque message identifie ton entreprise et offre un moyen de se désabonner.
Le parcours suit sept étapes, de la demande au client récurrent, et Kai s'occupe des suivis répétitifs pour que ton équipe garde son temps pour la cuisine et le service. Les allergies, les plaintes et les décisions restent entre les mains de ton équipe.
Information générale, pas un avis juridique. Vérifie avec ton ordre professionnel ou la source officielle.
Questions
Kai peut-il envoyer un devis sans mon accord?
Non. Kai prépare le brouillon et les messages; tu relis, tu ajustes et tu approuves. Les décisions sur le prix, le menu et la date t'appartiennent.
Que fait Kai si un client demande si un plat est sans arachides?
Il ne répond jamais que le plat est sans allergène. Il transmet la question à ton équipe, qui connaît ses recettes et ses risques de contamination croisée, et le client reçoit la réponse de ton équipe.
Kai relance-t-il tous mes anciens clients?
Non. La relance de l'an dernier est une promotion : elle n'est préparée que si un consentement valide est inscrit au dossier, avec identification de ton entreprise et moyen de se désabonner.
On en parle 15 minutes ?
Un expert Zenitech te rappelle sous 24 h pour voir ce qu'Orvel peut faire dans ta journée. Aucune obligation.